Trzymaj finanse pod kontrolą / Analiza biznesowa kondycji firmy w Power BI
Sytuacja ekonomiczna wywołana epidemią koronawirusa oraz wojną wymusiła szybkie zmiany w podejściu do prowadzenia biznesu w niemal wszystkich branżach. Przedsiębiorcy koncentrują się obecnie na ścisłej kontroli i optymalizacji kosztów oraz szukaniu przestrzeni do generowania dodatkowych przychodów. W tych trudnych okolicznościach z pomocą może przyjść zaawansowana analityka, czyli rozwiązania Business Intelligence.
Dzięki łatwemu procesowi wdrożenia, sporym możliwościom analitycznym a także rozbudowanej warstwie prezentacji danych, systemy BI, takie jak Microsoft Power BI, mogą być szczególnie przydatne w momentach, kiedy zechcesz zyskać łatwy dostęp do wiedzy na temat aktualnego stanu firmy i lepiej reagować na zmiany, zwłaszcza w czasach wahań rynkowych. Pomocne są w tym np. analizy zmian zachowań zakupowych w czasie, czy też funkcje powiadamiania o istotnych zdarzeniach.
Czym jest raportowanie Business Intelligence?
Raportowanie Business Intelligence (BI) rozumiemy jako proces analizowania danych z różnych źródeł w celu uzyskania ciekawych biznesowo wniosków, takich jak przychody, wielkość sprzedaży czy satysfakcja klientów. Dane są następnie prezentowane w formie wizualnych raportów i dashboardów. W ten sposób łatwiej podejmować oparte o dane decyzje i wpływać pozytywnie na działania biznesowe.
Systemy Business Intelligence pomagają odkrywać trendy, monitorować kondycję firmy w czasie z wykorzystaniem danych historycznych oraz szybko wyłapywać sytuacje kryzysowe. Systemy BI dają firmom cenne informacje na temat tego, jak działa firma, wspierają budowanie przewagi konkurencyjnej oraz rozwijają w firmie kulturę opartą o dane.
Jest wiele popularnych systemów Business Intelligence, na przykład Microsoft Power BI, Tableau, QlikView, SAP BusinessObjects, IBM Cognos Analytics, Oracle BI. Wszystkie narzędzia klasy BI mają swoje mocne i słabe strony, dlatego wybór odpowiedniego systemu Business Intelligence do analizy kondycji Twojej firmy zależy od specyficznych potrzeb.
Skupimy się więc na Power BI – jednym z najbardziej atrakcyjnych narzędzi do analityki biznesowej. Microsoft Power BI zyskał dużą popularność dzięki łatwości użycia, atrakcyjnej cenie oraz możliwością integracji z innymi narzędziami Microsoftu.
Pokażemy Ci, w jaki sposób zbadać aktualną kondycję Twojej firmy oraz szybciej reagować na zmiany, co jest niezwykle ważne w czasie zawirowań na rynku. Analizy, które pokazują zmiany w zachowaniach klientów lub powiadamiają o anomaliach, mogą być niezwykle przydatne.
1 / Analizuj trendy w sprzedaży z użyciem Power BI
Nagłe zawirowania na rynku mogą prowadzić do zmian wzorców zakupowych u klientów. Towary, które do tej pory dobrze się sprzedawały, niekoniecznie muszą utrzymywać ten sam trend. Z drugiej strony towary, które miały niskie zainteresowanie wśród klientów, mogą osiągać znacznie lepsze wyniki. Taka sytuacja może wymusić na firmie chwilową zmianę podejścia do docelowych grup klientów i zmienić sposób towarowania nasze magazynów i sklepów.
Pomocne mogą być raporty, które umożliwiają śledzenie na bieżąco, w jaki sposób kształtowała się sprzedaż danych grup produktowych w porównaniu do poprzedniego tygodnia, miesiąca lub roku lub innego analogicznego okresu w poprzednim roku.
Dzięki takim porównaniom, na podstawie danych będziesz w stanie szybko zidentyfikować produkt bądź kategorię produktową, w której widać znaczący wzrost lub spadek popularności, a z drugiej strony możemy zweryfikować, czy to jest efekt aktualnej wyjątkowej sytuacji, czy może trend, który można zaobserwować w każdym roku lub miesiącu. Ranking zmian pozwala na szybkie wykrycie opisywanych zjawisk bez konieczności zagłębiania się w każdy produkt z osobna.
2/ Sprawdź kanały dystrybucji w Power BI
Kanały dystrybucji to kluczowa część niemal każdego biznesu i analiza danych dotyczących dystrybucji może dostarczyć ciekawych wniosków. Jeżeli sprzedajesz w sklepie stacjonarnym oraz na platformie e-commerce możesz zbadać efektywność każdego z tych kanałów analizując współzależności między nimi. Możesz dzięki temu śledzić zmiany wartości sprzedaży w czasie i zdecydować o dalszym modelu działania, przenosząc sprzedaż danych segmentów produktowych do sklepów stacjonarnych lub online.
Kolejną ciekawą analizą BI, może być sprawdzenie jak wypada pod kątem sprzedaży każdy z kanałów osobno. Możesz na przykład sprawdzić dynamikę sprzedaży w danym rok i/lub w porównaniu do poprzedniego roku i zidentyfikować, które kanały sprzedaży się umacniają a które tracą na znaczeniu i na tej podstawie podjąć decyzję, co robić dalej.
Warto rozważyć również relację między kanałami dystrybucji a satysfakcją klientów. Da Ci to lepsze rozeznanie odnośnie tego, nad którymi kanałami warto jeszcze popracować w kontekście obsługi i zadowolenia klienta.
3 / Optymalizuj koszty utrzymania dzięki symulacjom “co, jeśli”?
Firmy usługowe mogą być zainteresowane monitorowaniem rentowności poszczególnych swoich placówek. Branża determinuje godziny, w których lokal powinien być dostępny dla klientów. Natężenie ruchu z kolei wymusza liczbę wymaganych pracowników, aby obsłużyć określoną liczbę zamówień pochodzących od klientów.
W każdej branży, podczas prowadzenia działalności ponoszone są pewne koszty stałe, niezależne od wielkości sprzedaży towarów lub usług. Tego typu informacje bywają często rozsiane po różnych rejestrach i systemach księgowych, przez co trudno oszacować właściwą rentowność punktu. Power BI świetnie nadaje się do analizy tego typu przypadków, ponieważ pozwala stworzyć łatwe w obsłudze wizualizacje z różnych źródeł danych, które korzystają z automatycznie odświeżanych, bieżących danych z różnych źródeł.
Na bazie tych danych przygotujesz raport, który zobrazuje, w jakich godzinach występowały transakcje, oraz jaka była ich wartość. Następnie należy zestawić je z przychodem i marżą wygenerowaną w danych dniach lub godzinach i analizować poziom rentowności. Na podstawie tej przykładowej analizy możesz zdecydować, czy opłacalne jest przyjmowanie zamówień w danych godzinach, skoro koszty utrzymania są większe niż wygenerowany w tym czasie przychód. Możesz również przeprowadzić analizę, która odpowie na pytanie: jak zmieni się wynik finansowy firmy, jeśli zmienisz parametry, na które mamy wpływ np. liczbę pracowników czy nasze godziny pracy.
Otrzymuj powiadomienia o zdarzeniach krytycznych.
Aby móc szybciej reagować na zmiany, Power BI potrafi automatycznie powiadomić użytkowników w momencie, kiedy w danych zostanie wykryta pewna wartość krytyczna. Może to być spadek przychodów poniżej kosztów lub osiągnięcie zbyt niskiej marży procentowej na produkcie. Integrując Power BI z usługą Power Automate, zdefiniujesz zdarzenia biznesowe, które mogą być wyzwalaczem dla dalszych działań ostrzegawczych.
Alert wysłany na skutek takiego zdarzenia może zawierać informację o wskaźniku, który został przekroczony oraz link przenoszący do elementu usługi Power BI, w którym go zlokalizowano. Pozwala to od razu przyjrzeć się niepożądanej sytuacji i rozpocząć działania zapobiegawcze.
Analiza danych biznesowych, co może pójść nie tak?
Systemy Business Intelligence są niezbędne, jeśli chcesz budować kulturę opartą na danych w Twojej firmie. Ale uważaj! Piękne kolorowe wykresy (zwłaszcza kołowe 😉) nie zawsze prowadzą do właściwych wniosków i dobrych decyzji biznesowych. Co może pójść nie tak, podczas analizy danych w systemie BI?
Niewłaściwe i niekompletne dane
Upewnij się, że różne źródła danych, których używasz w Power BI są kompletne i właściwe. Sprawdź, jak zarządzane są dane i postaraj się o jedno źródło prawdy (tzw. Single source of truth) w Twojej firmie. Możesz to osiągnąć dzięki implementacji na przykład hurtowni danych albo tzw. Data lake. Złe dane mogą doprowadzić do błędnych strategicznych decyzji a na pewno chcesz tego uniknąć. Warto włożyć więc trochę wysiłku w przygotowania, zanim przejdziesz do zaprezentowania danych.
Zbyt skomplikowane wizualizacje
Ludzki mózg nie tak łatwo radzi sobie z przetwarzaniem cyfr i zbyt skomplikowane wykresy bardzo utrudniają analizowanie danych i wyciąganie sensownych wniosków. Wizualizacje dopasuj do potrzeb Twoich odbiorców (być może niektórzy z nich są bardziej biegli w czytaniu wykresów a inni mniej) i zawsze dąż do minimalizmu w prezentowaniu danych.
Pomijanie kontekstu
Kontekst jest niezwykle ważny przy prezentowaniu danych. Pokazywanie wszystkich danych wszystkim użytkownikom raczej nie będzie efektywne. Wybierz najważniejsze dane (na przykład te, które polecamy w tym tekście 😉) związane z Twoimi celami biznesowymi i metrykami. Zdefiniuj wewnętrznych odbiorców, którzy będą używać analiz BI do podejmowania decyzji.
Używanie niewłaściwych wizualizacji
W Power BI możesz znaleźć różne sposoby na zaprezentowanie danych – prosty tekst, tabele, heat mapy, wykresy słupkowe i znacznie więcej. Mając na uwadze rodzaj danych i informację, jaką mają przekazać, dobieraj jak najlepsze wizualizacje. Poprzez najlepsze rozumiemy zrozumiałe dla Twoich odbiorców, szczególnie jeśli nie są to osoby mocno techniczne.
Kilka myśli na koniec
Systemy Business Intelligence ułatwiają wyciągnie wniosków z danych, które są rejestrowane na skutek zdarzeń biznesowych zachodzących w firmie. Jedną z ich głównych zalet jest możliwość zestawiania ze sobą danych, które pochodzą z różnorodnych, wyspecjalizowanych źródeł. Pozwala to dostrzec zjawiska, które wcześniej analizowane osobno mogły pozostać niezauważone, a co za tym idzie – odkryć nowe możliwości sprzedażowe czy też źródła niepotrzebnych kosztów.
Z roku na rok dane organizacji stają się coraz cenniejszym zasobem, często nazywanym „nową ropą naftową”, a ich odpowiednie zbieranie, analiza i wykorzystanie to obecnie klucz do utrzymania się na rynku oraz zwiększania konkurencyjności.
Chcesz skuteczniej analizować dane w Twojej firmie?
