Transformacja cyfrowa / Przez biznes do wyboru technologii

W jaki sposób zdobywasz górę? Wybierasz którąkolwiek z nich i po prostu ruszasz przed siebie? Czy może sprawdzasz trasę, kompletujesz ekwipunek i szukasz odpowiedniej ekipy? Tak jak w przypadku cyfrowej transformacji Twojej firmy, musisz odpowiedzieć na wiele pytań. Jakie masz doświadczenie we wspinaczce? Czy wybrany szczyt jest adekwatny do Twoich umiejętności? Może konieczny jest trening i przygotowanie w niższych górach? Co w zasadzie chcesz osiągnąć? Czego potrzebują członkowie Twojej ekipy, aby dojść do celu? I co się stanie, jeśli pominiesz te kroki? Jest wiele pułapek, które czyhają na drodze cyfrowej transformacji. Wpadają w nie firmy, które natychmiast przechodzą do wyboru technicznego rozwiązania…  

Digitalizacja vs transformacja cyfrowa handlu – gdzie tkwi różnica?  

Na początek wyjaśnijmy dwa kluczowe pojęcia, które wydają się oznaczać to samo, czyli digitalizacja oraz transformacja cyfrowa handlu.  

Digitalizacja to cyfrowe odwzorowanie tradycyjnych procesów, najczęściej używane w kontekście tworzenia wersji cyfrowych dokumentów i innych materiałów. Celem jest eliminowanie rutynowych i powtarzalnych zadań, w celu zwiększenia efektywności firmy.  

Z kolei, transformacja cyfrowa handlu (ang. commerce transformation) to pojęcie szersze, obejmujące zmianę w kulturze organizacji oraz rozumienie przez nią biznesu. W transformacji cyfrowej handlu również wykorzystuje się nowe technologie w celu poprawy efektywności i konkurencyjności biznesu. Proces zmiany obejmuje jednak model biznesowy, sposób działania wewnątrz firmy, zarządzanie oraz współpracę z klientami i dostawcami.  Mówiąc najprościej, transformacja cyfrowa to doskonalenie WSZYSTKIEGO, co robi firma. Technologię wykorzystuje się nie tylko do digitalizacji zasobów i automatyzacji procesów. Służy ona również do wprowadzania nowych kanałów sprzedaży i zaangażowania klientów, świadomego wykorzystywania danych oraz budowania nowoczesnej architektury IT w firmie.    
 

Jaki jest cel technologii w procesie transformacji cyfrowej? 

Wracając do naszej górskiej analogii, technologię możemy porównać do odpowiedniego wyposażenia, które pozwoli Ci zdobyć wybrany szczyt, czyli osiągnąć cel biznesowy. Jednak sam sprzęt górski, nawet najlepszej klasy, nie sprawi, że zdobędziesz górę. Powód, dla którego mówimy o cyfrowej transformacji handlu, a nie tylko digitalizacji jest taki, że widzieliśmy już wiele projektów, które określilibyśmy mianem – „technologia dla technologii”. Transformacja cyfrowa to przemyślany dobór narzędzi, które mają realizować konkretne cele, przynosić mierzalne rezultaty i przyczyniać się do sukcesu firmy. 

Być może działasz w branży transportowej i chcesz otworzyć się na zupełnie nowy segment rynku, zwiększyć liczbę obsługiwanych tras bez opóźnień w działaniu systemu lub uporządkować architekturę dla większych oszczędności i szybkości działania.  

A może działasz w branży budowlano-instalacyjnej i przez dynamiczny wzrost i wiele różnych kanałów sprzedaży walczysz z wyzwaniami codziennej obsługi klienta? Wtedy możesz szukać sposobu na automatyzację procesów sprzedaży i zwiększenie liczby obsługiwanych klientów.   

W każdym z powyższych przykładów dobrze dobrana technologia będzie skutecznym narzędziem do wcześniej ustalonych celów. Niezależnie od tego, czy jest to optymalizacja kosztów, generowanie nowych źródeł przychodu czy otwieranie się na nowe rynki. 

Dział IT, czyli motor cyfrowej transformacji  

Wiesz już, czym jest transformacja cyfrowa i jaką rolę odgrywa w niej technologia. Kto jednak ma być motorem tych zmian? Odpowiadamy zdecydowanie: dział IT!  

Odwołując się do naszej górskiej analogii — kiedyś dział IT miał tylko zapewnić, że obóz przejściowy będzie funkcjonować. Dzisiaj dyrektor IT powinien prowadzić wyprawę na szczyt. Inaczej mówiąc,  powinien stać się aktywnym współtwórcą strategii biznesowej firmy, a nie tylko pilnować, żeby sieć i sprzęt działały. Jeśli firma planuje zwiększyć sprzedaż, rozszerzyć działanie na nowe rynki a może przejąć inny biznes, to dział IT ma ogromny wpływ na skuteczną realizację takich celów.  
 
W tej nowej roli, dyrektorzy IT są odpowiedzialni za odpowiedni dobór technologii, która jak się okazuje, oprócz korzyści niesie też ryzyka. Wiele wyzwań cyfrowej transformacji nie dotyczy tylko technologii, ale kwestii operacyjnych. No bo w końcu cóż po najnowocześniejszych narzędziach, jeśli ludzie nie będą ich używać?  

Ważne pytania, jakie musisz sobie zadać przed wyborem technologii.  

Jak wspominaliśmy na początku, transformacja cyfrowa jest zmianą strategiczną, a nie tylko technologiczną. Jeśli więc „jaka technologia?” nie jest właściwym pytaniem na początku cyfrowej transformacji, to od czego w ogóle zacząć?  
 
I ponownie odwołując się do naszej górskiej metafory – tak jak nie każdy wspinacz jest od razu gotowy do wejścia na Kilimandżaro, tak nie każdy biznes jest od razu gotowy na bardzo zaawansowane i ambitne projekty. Prowadzi nas to do zadania sobie kilku, mamy nadzieję, nieoczywistych pytań.  

Jak dojrzała jest Twoja firma?  

Dojrzałość digitalowa to poziom zaawansowania firmy w zaadaptowaniu cyfrowych technologii i procesów wewnątrz organizacji. Jeśli wiesz już, dokąd zmierzasz, to świetnie, ale na początku musisz odpowiedzieć sobie na pytanie „Gdzie jestem teraz?”.  

Na końcu okaże się, że prawie każdy będzie potrzebować innego zestawu narzędzi. Nie można mierzyć jedną miarą firmy, która prawie w ogóle nie ma wdrożonych cyfrowych narzędzi z firmą, która już od jakiegoś czasu jest na szlaku cyfrowej transformacji.  

Dojrzałość digitalowa pokazuje, jak dobrze firma radzi sobie w użyciu nowoczesnych cyfrowych narzędzi do poprawy np. wskaźników finansowych, operacyjnych czy związanych z obsługą klienta.  
Zadając kolejne pytania, odkryjesz, w którym miejscu jesteś.  

Jaki jest Twój model biznesowy? 

Jednym z pierwszych ważnych kroków jest  analiza modelu biznesowego firmy, persony oraz ścieżki zakupowej klienta, czyli customer journey. Takie ćwiczenie pozwala przyjrzeć się procesom decyzyjnym klienta, zidentyfikować mocne strony, ale i problemy na ścieżce zakupowej wynikające z obecnego sposobu działania firmy. Ponadto analiza modelu biznesowego pozwoli zrozumieć i ocenić skuteczność działań firmy w aktualnym środowisku rynkowym. Pozwoli również określić obszary, nad którymi warto strategicznie popracować.  

Jak wyglądają procesy i struktury w firmie?  

W drugim kroku przygotowania do transformacji cyfrowej należy spojrzeć na strukturę organizacji i procesy w niej zachodzące. Czy w zespole są odpowiednie kompetencje, aby zarządzać narzędziami cyfrowej transformacji? Jak wyglądają procesy sprzedażowe? Zadanie sobie tych pytań już na początkowych etapach jest niezwykle ważne z punktu widzenia skuteczności wdrożenia nowych technologii. Wpadek można uniknąć, sprawdzając struktury i obszary firmy jeszcze przed wdrożeniem konkretnych rozwiązań. Firma może wtedy odpowiednio wcześniej zaplanować budowanie odpowiednich kompetencji digitalowych w swoim zespole.  

Jak wygląda i jak działa architektura IT?  

Po zmapowaniu modelu biznesowego i procesów w firmie przychodzi czas na sprawdzenie istniejącej architektury IT, co pozwoli zidentyfikować potencjalne ograniczenia i bariery w procesie transformacji cyfrowej. Jakie systemy obecnie funkcjonują w firmie? W jaki sposób są połączone? Czy po lekkim udoskonaleniu można wykorzystać istniejącą architekturę, czy może trzeba przeprowadzić „gruntowny remont”? Odpowiedzi na te pytania pozwolą zoptymalizować wykorzystanie istniejących zasobów, uniknąć niepotrzebnych wydatków oraz zapewnić ciągłość działania i bezpieczeństwo danych podczas procesu transformacji.  

Jak zarządzacie danymi firmy?  

Kolejną kwestią, którą należy zbadać przed wdrożeniem konkretnej technologii, jest  obszar zarządzania danymi w firmie. Dlaczego jest to takie ważne? Ponieważ bez dobrego zarządzania danymi, firma będzie mieć trudności w podejmowaniu trafnych decyzji. Nie jest dobrze, gdy okazuje się, że informacje są zapisywane w różnych miejscach – na dyskach lokalnych, dyskach współdzielonych, w systemie SAP… Czasami dobrej jakości danych brakuje, ponieważ nie ma opracowanego procesu ich tworzenia (na przykład opisy produktowe tworzone przez różne działy, w różny sposób, bez uwzględnienia dobrych praktyk rynkowych). Co więcej, jeśli firma pracuje w silosach, dane nierzadko się dublują i brakuje jednego źródła prawdy! Uporządkowanie procesu zarządzania danymi (oczywiście w zgodzie z prawem i wytycznymi RODO) jest kluczowe przed wdrożeniem technologii.  

Zobacz pełną perspektywę 

W trakcie analizy zobaczysz, że cyfrowa transformacja przypomina bardziej górę lodową, niż zwykłą górę. Jeśli skupisz się tylko na technologii, łatwo przegapisz ukryte pod wodą wewnętrzne, organizacyjne wyzwania firmy. 

Wcześniej wymienione obszary nie wyczerpują listy tematów, którym warto się przyjrzeć przy wyborze narzędzi transformacji cyfrowej. Każda firma i każda branża są inne, dlatego wymagają indywidualnego podejścia. Przykładowo, wdrażanie cyfrowych narzędzi w firmie z branży farmaceutycznej wymaga uwzględnienia wyjątkowo rygorystycznych wymogów bezpieczeństwa i standardów. Powyższa lista to jednak minimum, na którym warto bazować, przygotowując się do cyfrowej transformacji. Po takiej analizie nie wybierasz tylko technologii, a raczej rozwiązanie.  

Co się stanie, jeśli pominiesz powyższe kroki?  

Wiesz już, dlaczego na początku transformacji cyfrowej skupić się przede wszystkim na modelu biznesowym, procesach, danych i aktualnych systemach IT. Jeśli to podejście wciąż Cię nie przekonuje, zastanówmy się jakie pułapki czyhają na nieprzygotowanych piechurów na szlaku cyfrowej transformacji. 

Wyższe koszty i strata czasu  

 Jako ludzie zdecydowanie wolimy korzyści natychmiastowe niż odroczone w czasie. Niestety, coś, co w danym momencie wydaje się dobrym rozwiązaniem, w ciągu kilkunastu miesięcy może ponownie wymagać zmiany. Przykładowo – integracja punkt-punkt na pewnym etapie firmy jest rozwiązaniem prostym i w zupełności wystarczającym. Jednak jeśli firma planuje rozwój (a która nie planuje? 😉) w niedługim czasie takie rozwiązanie stanie się bardzo problematyczne i kosztowne.  

Brak wykwalifikowanych specjalistów na pokładzie  

Być może jesteś po szybkim wdrożeniu jakiegoś rozwiązania i wszystko wydaje się w porządku? Ponownie zajrzyjmy pod powierzchnię. A tam można znaleźć różne niespodzianki. Na przykład widzieliśmy sytuację, w której firma wdrożyła narzędzie do zarządzania informacjami produktowymi (PIM) za setki tysięcy złotych a dane były uzupełnione tylko dla 30% produktów! Reszta opisów utknęła na lokalnych dyskach pracowników… Bez odpowiednich treningów i uzupełnienia cyfrowych kompetencji może się okazać, że firma nie udźwignie wdrożonego rozwiązania.  

Konieczność dokładnej znajomości rynku rozwiązań IT 

Na rynku co chwilę pojawiają się nowe technologie, frameworki i narzędzia. Szybki rzut oka na radar technologii jest tego najlepszym dowodem. Rzadko pojawia się jeden zdecydowany lider. Bez znajomości własnych potrzeb, nawigowanie po tym technologicznym oceanie jest niezwykle trudne.  

Technologia, którą wybierzesz przestanie być wspierana  

Warto pamiętać, że nie każda technologia ma długie i szczęśliwe życie. Jak już kiedyś pisaliśmy, wiele rozwiązań odnosi sukces… do czasu. Wiedza o tym, które rozwiązania mogą przetrwać dłużej, jest niezwykle ważna. Ryzykowne jest też technologiczne uzależnienie od jednego dostawcy (tzw. Vendor lock). Na szczęście, dzisiaj istnieje wiele lepszych rozwiązań dla infrastruktury IT, np. architektura MACH, która opiera się na mikroserwisach, a nie na wielkich monolitach.  

Technologia to tylko wierzchołek. 

Mamy nadzieję, że naszymi wyszukanymi metaforami o wspinaczce i górach lodowych* udało nam się pokazać, że wybór technologii to tak naprawdę ostatni krok w przygotowaniu do transformacji cyfrowej. Zamiast technologii, polecamy najpierw skupić się na strategii firmy, procesach, dostępnych zasobach i aktualnej architekturze IT. Oczywiście, wymaga to pewnego wysiłku, czasu, obiektywizmu i szczerości. (Nikt nie mówił, że będzie łatwo 😉)  Być może konieczne będzie powiedzenie sobie brutalnej prawdy, że coś nie działa tak, jak powinno. Jest też duża szansa, że do takiego obiektywnego spojrzenia na procesy w Twojej firmie będziesz potrzebować kogoś z zewnątrz.  

Konieczność poświęcenia wielu godzin na skrupulatną analizę, znalezienie słabych punktów i zagrożeń może na początku przytłaczać. Dobre przygotowanie to jednak skuteczny sposób na zminimalizowanie ryzyka i szczęśliwe zdobycie szczytu.  

*W tym momencie nasz dział marketingu wyczerpał miesięczny budżet na metafory 😉