Team of Teams / Kiedy zwinne metodyki to za mało  

W szybko zmieniającym się i niejednoznacznym świecie największym kapitałem dla firm jest potencjał intelektualny pracowników. Jak budować zespoły i jak zarządzać tym kapitałem biorąc pod uwagę różne i dynamicznie zmieniające się potrzeby klientów? A jak powinna realizować swoją wizję firma określająca się jako Partner Transformacji Cyfrowej?
Na te pytania odpowiedzieliśmy, wprowadzając nową strategię biznesową i wdrażając podejście Team of Teams.

Dlaczego chcieliśmy się zmienić

Od 25 lat pracujemy nad wdrażaniem rozwiązań w zakresie cyfrowej transformacji handlu. Większość realizowanych przez nas projektów wymaga odpowiedniego łączenia kompetencji biznesowych, technologicznych i komunikacyjnych.

Elastyczność i umiejętność odpowiedzi na bieżące potrzeby klienta ma dla nas kluczowe znaczenie. Zależało nam również, aby nasi klienci mieli poczucie, że pracując z kilkoma zespołami, pracują z jednym, kompetentnym partnerem technologicznym. Już kilka lat temu postanowiliśmy przeorganizować się w zwinne zespoły, które mają wspólne cele i są gotowe do podejmowania szybkich decyzji opartych o wiedzę ludzi, którzy się znają na danym temacie, według przypisanych im ról, a nie na podstawie tytułu na wizytówce.

Szukaliśmy inspiracji i różnych dróg, które umożliwią nam realizację strategicznych celów.

Jakie jeszcze czynniki musieliśmy uwzględnić w procesie zmiany Univio?

Kultura organizacyjna

Od wielu lat stawiamy na zwinne postawy ludzi i zespołów, płaską strukturę organizacyjną, merytokrację i demokrację partnerską. Historyczny model, w którym „dowódcy” posiadający ograniczoną wiedzę i podejmują fatalne w skutkach decyzje, zastępujemy zdemokratyzowanymi, kompetentnymi zespołami, w których liczą się wartości, współpraca i wspólny cel.

Strategia i technologia

Univio koncentruje się na transformacji cyfrowej handlu poprzez wybór najbardziej odpowiednich technologii i rozwiązań dopasowanych do potrzeb każdego klienta. Aby było to możliwe, nasz model biznesowy musiał być wystarczająco elastyczny. Nie mamy jednej z góry ustalonej propozycji gotowego produktu. Słuchamy klienta i wybieramy optymalne zestawy rozwiązań i kompetencji.

Potrzeby klientów a technologia

Jesteśmy firmą technologiczną, jednak klienci kupują nasze usługi, aby zrealizować swoje potrzeby i cele biznesowe. Jako partner transformacji cyfrowej end-to-end, często przeprowadzamy naszych klientów przez złożony proces zmiany strategii i działania firmy, polegający wdrożeniu nowych technologii lub modernizacji już istniejących, dzięki czemu procesy są zoptymalizowane, a firma nowoczesna i efektywna.

Dlatego musieliśmy zrezygnować z wcześniejszego modelu silosów technologicznych i patrzeć holistycznie na źródłowe potrzeby klientów.

Poszukiwanie inspiracji / Jakie modele zarządzania firmą rozważaliśmy?

Zależało nam, aby mądrze przejść naszą wewnętrzną transformację. Zastanawialiśmy się, którą z metodyk wykorzystać, aby zbudować firmę, która potrafi elastycznie dostosowywać się do różnych sytuacji.

Pod uwagę braliśmy struktury hybrydowe, holokrację, socjokrację, a zewnętrzny konsulting miał nam wskazać kierunki działania. Podobało nam się wiele elementów w różnych metodykach organizacji pracy, jednak żadna z nich nie była według nas adekwatna i możliwa do zaimplementowania w naszej sytuacji, przy obranej strategii i posiadanym doświadczeniu.  

Postanowiliśmy więc wypracować rozwiązanie, które będzie osadzone w naszych realiach i skutecznie wesprze realizację potrzeb naszych klientów. Chcieliśmy wykorzystać dotychczasową wiedzę i doświadczenia, aby zbudować rozwiązanie, które połączy naszą kulturę organizacyjną („WHY”) oraz strategię („WHAT”) oferując skuteczny sposób realizacji naszych zamierzeń („HOW”).

Podejściem, które szczególnie nas zainspirowało było Team of Teams.

Czym jest Team of Teams?

Team of Teams to podejście do budowania struktury opartej o mniejsze, blisko pracujące ze sobą zespoły. Pojęcie to spopularyzował emerytowany generał armii Stanów Zjednoczonych, Stanley McChrystal w książce „Team of Teams: New Rules of Engagement for a Complex World”

W podejściu Team of Teams nie wystarczy jednak wrzucić ludzi do jednego pomieszczenia i stwierdzić „Jesteście teraz zespołem!”. Kluczowe jest między innymi zadbanie o to, aby wszyscy rozumieli, co się dzieje w organizacji. Dostęp do informacji to minimalizowanie ryzyka, że np. dwa zespoły będą pracować nad podobnym projektem.

Jak zaadaptowaliśmy model Team of Teams na potrzeby Univio?

Team of Teams to raczej filozofia, a nie sztywny model, podlega więc szerokiej interpretacji. Wiedzieliśmy, że chcemy pracować międzyzespołowo, wielowymiarowo i multidyscyplinarnie. Ważna była dla nas także zwinność i elastyczność. To wszystko przy dostarczaniu klientom jak najwyższej jakości projektów.

W trakcie budowania Team of Teams dążyliśmy do stworzenia sieci zwinnych i kompetentnych zespołów, elastycznie dopasowujących się do danej sytuacji. Nie chcieliśmy być sztywnym organizmem, w którym przeprowadzenie jakiejkolwiek zmiany wymaga uruchomienia i przeprowadzenia wielkiego projektu, a potem wyciągania wniosków i… szukania winnych.

Jak więc działa nasza struktura w praktyce?

Team of Teams w praktyce

W naszej adaptacji Team of Teams postawiliśmy na powołanie do życia zwinnych zespołów, pracujących na bazie samodzielnie ustalonych kontraktów i celów, które wspierają realizację głównych celów firmy. Pracownicy pełnią w tym układzie różnorodne role.

Role ponad stanowiskami

Zespół składa się z ludzi pełniących potrzebne w firmie role, a nie piastujących stanowiska. Najważniejsza jest eksperckość, która wynika z kompetencji i doświadczenia, a nie stanowiska. Ponadto, dzięki Team of Teams pracujemy w różnych projektach i zespołach, co już na starcie daje możliwość działania w różnych środowiskach oraz zdobywanie nowych doświadczeń. Stanowiska w dalszym ciągu wykorzystujemy – najczęściej do komunikacji zewnętrznej. Na co dzień staramy się operować rolami.

Jeśli ktoś pracuje w jednym zespole, ale chce np. spróbować pracy jako scrum master, może czasowo podjąć się działania w nowej roli. Dzięki temu, nie podejmując dużego ryzyka, może po sprawdzeniu nowej ścieżki wycofać się lub kontynuować rozwój w nowo obranym kierunku. 

Stanowiska nie zapewniają takiej elastyczności i obligują do konkretnych ścieżek rozwoju, a także zastąpienia jednej osoby kolejną w przypadku zmiany stanowiska. Role z kolei budują zawodowe mosty. Jeśli ktoś czuje potrzebę zmiany, może sprawdzić się w innym zespole czy projekcie, po czym wrócić do pierwotnego miejsca, w międzyczasie zdobywając nowe doświadczenie.  

Jak wspieramy współpracę pomiędzy zespołami?

Budowanie kultury dobrej współpracy między zespołami jest jednym z czynników definiujących sukces w filozofii Team of Teams. W naszych zespołach powołaliśmy więc role, które pomagają realizować założone cele. Na poziomie całej firmy mamy powołanych w sumie kilkadziesiąt, dobrze opisanych ról. Z punktu widzenia umiejętności współpracy pomiędzy zespołami, mamy role takie jak:

Leader

Każdy zespół ma swojego leadera, który odpowiada za część biznesu. Wyznacza on priorytety, definiuje kolejne role w zespole i pomaga w usuwaniu przeszkód w pracy. Osoby wykonujące tę rolę mają kilka tradycyjnych obowiązków, takich jak ustalanie budżetu, ale przede wszystkim to one kształtują kulturę pracy danego zespołu.

Head

Te role należą do osób, które są na czele określonego procesu lub w inny sposób mają na niego duży wpływ. Często działają pomiędzy różnymi zespołami. Osoby wykonujące rolę Heada mają dużą niezależność i prawo do swobodnych decyzji, pod warunkiem zachowania spójności z celami firmy.

Inne role

Nierzadko pracownicy pełnią więcej niż jedną rolę. Ktoś może być leaderem w jednym obszarze, Headem w drugim, a dodatkowo być zaangażowanym w pracę innego zespołu na jeszcze innych zasadach. 

Używamy ról, żeby w jasny sposób określić stopień zaangażowania konkretnych osób. W miarę rozwoju firmy coraz trudniej było nam podsumować osobę za pomocą jednej, ograniczającej nazwy stanowiska. Role pozwoliły nam to zmienić.

Śledzenie zmian dotyczących roli w zespołach jest bardzo istotne z praktycznego punktu widzenia. Narzędziem, które obrazuje budowę i model współpracy między zespołami, a także opisuje role jest holaspirit. Umożliwia ono także szybkie sprawdzenie, kto, w jakiej roli i w jakim zespole pracuje. 

Rozproszony proces decyzyjny skoncentrowany wokół wspólnych i znanych celów

Rozproszyliśmy proces decyzyjny, ponieważ ufamy naszym pracownikom. Jak powiedział Steve Jobs: „Nie ma sensu zatrudniać mądrych ludzi, a potem wskazywać co muszą robić. Zatrudniamy ludzi, aby mówili nam, co mamy robić”.

Idąc tym tropem, nasi pracownicy realnie wpływają na to, co dzieje się w firmie i w prowadzonych przez nich projektach. Nie robi tego zarząd czy inne „struktury” wspierające. W Univio wychodzimy z założenia, że pracujemy ze specjalistami, którzy znają się na swojej pracy i dlatego inni mogą mieć do nich zaufanie.

Jednak wpływ oznacza również odpowiedzialność.

Od dawna zauważyliśmy, że z psychologicznego punktu widzenia oddanie odpowiedzialności w ręce zespołu wzmacnia zaangażowanie i daje mnóstwo satysfakcji. W naszej firmie nikt nie „szefuje” tylko dlatego, że jest Headem. 

Oczywiście szefowie są odpowiedzialni za realizację celów biznesowych, ale nie potrzebujemy dodatkowo posiłkować się hierarchiczną strukturą i korporacyjnym procesem decyzyjnym, aby nasze projekty były realizowane skutecznie. 

Co oznacza Team of Teams dla pracowników?

Oprócz sprawdzenia się w innej roli, przetestowaniu alternatywnej ścieżki czy zrozumienia celów firmowych, Team of Teams daje pracownikom znacznie więcej. 

Zespoły same eliminują niepożądane zachowania w swoim gronie. Co więcej, każdy zespół wypracowuje kontrakt, który zobowiązuje się przestrzegać. Przykładem zastosowania takiego podejścia w sprawach poważnych, był czas początków pandemii, gdy to każdy zespół osobno decydował o przejściu na pracę zdalną. Zespół ma też wpływ na rekrutację, zwłaszcza na stanowiska leaderskie.

Naszym pracownikom łatwiej jest współpracować i włączać się na jakiś czas do zespołów klienckich. Potrafią podchodzić elastycznie do każdego klienta i razem pracować nad projektem.

Korzyści Team of Teams dla klientów

Nasi klienci zyskują możliwość pracy z multidyscyplinarnymi zespołami dopasowanymi do ich konkretnych potrzeb, a jednocześnie poczucie, że osoby te dobrze się rozumieją i pracują według wspólnej metodyki czy frameworku. Koncepcja zwinnych zespołów ekspertów grupujących się wokół danego projektu zapewnia już na starcie, że każdorazowo z naszej oferty wybierane są rozwiązania dopasowane do potrzeb klienta wraz z wystawieniem najlepszych specjalistów z danego obszaru. 

Nie sprzedajemy gotowych produktów ani silosów technologicznych. Jako partner transformacji cyfrowej doradzamy i przeprowadzamy firmy przez proces przejścia do e-handlu. Jeśli ktoś chce usprawnić mały fragment biznesu, może liczyć na elastyczne podejście. 

Indywidualnie budujemy rozwiązania, zapewniamy zwinność i szybkie decyzje dostarczając usługi end-to-end dla klienta. Aby ulepszyć współpracę na linii klient – sieć ekspertów z Univio, wprowadziliśmy rolę Portfolio Managerów. Gdy dla tego samego klienta pracuje kilka zespołów, Portfolio Manager jest punktem kontaktowym dla wszystkich zespołów zaangażowanych we współpracę z danym klientem.

Team of Teams / Czy to rozwiązanie dla Ciebie?

Gdy rozpoczynaliśmy proces planowania zmian w firmie, zastanawialiśmy się, co będzie dla nas najwłaściwsze i pozwoli na rozwój. Postawiliśmy na Team of Teams, ponieważ to podejście było najbliższe naszym potrzebom biznesowym, kulturze organizacyjnej oraz konieczności rozwoju. Pomogło nam również usystematyzować współpracę z klientami.

Jednak decyzja ta była zależna od wielu czynników, m.in. charakteru branży, dużej niezależności zespołów, kompetencji specjalistów, dojrzałości zarządu oraz kierunku zmian. Co ważne, nie lubimy mikrozarządzania, dlatego przeniesienie decyzyjności w ręce zespołów było dla nas czymś bardzo naturalnym i testowaliśmy to już od dłuższego czasu.

Czy Team of Teams jest odpowiednim rozwiązaniem dla Twojej firmy? 

Szczerze – nie wiem. Szukając własnego rozwiązania z pewnością warto:

1. Być świadomym faktycznej kultury organizacyjnej swojej firmy,
2. Posiadać klarowną strategię biznesową,
3. Nie bać się szukać własnej drogi i własnego rozwiązania,
4. Być spójnym!

Mam nadzieję, że nasz model zarządzania zainspiruje Was do przyjrzenia się własnej organizacji. Być może zmiana pozwoli Waszej firmie na jeszcze lepsze działanie, z uwzględnieniem potrzeb pracowników i klientów. 

W Univio widzimy, że Team of Teams działa. Umożliwia nam realizowanie naszych celów, a i feedback pracowników jest pozytywny. Niech dowodem na to będzie fakt, że kolejny rok z rzędu otrzymaliśmy wyróżnienie Great Place to Work oraz nasze wyniki finansowe mimo kolejnych kryzysów na świecie wciąż są stabilne i zadowalające.  

Zainspiruj się:

• Podcast Zwinne organizacje, „600 osób i ani jednego dyrektora”, rozmowa z Grzegorzem Kuczyńskim.
• Joost Minnaar, Pim De Morree, Korporacyjni Rebelianci.
• General Stanley McChrystal, Team of Teams: New Rules of Engagement for a Complex World.
• Frederic Laloux, Reinventing Organizations.
• Paul Leonardi, Tsedal Neeley, Cyfrowy umysł.
• Paweł Motyl, Świat Schrodingera. Kronika nieprzewidywalnej przyszłości .
• Podcast Kto tu rządzi O kulturze i odpowiedzialności, „Zarządzanie metodą Team of Teams„.
• Blog Corporate Rebels.