Solidne fundamenty w turbulentnych czasach
Dojrzałość, partnerstwo, odpowiedzialność, transparentna komunikacja oraz wartości firmy stanowią fundament Univio od 1997 roku. Pozwoliło nam to zbudować organizację, która stale się rozwija, stanowi stabilną przestrzeń dla naszych pracowników i która przede wszystkim nieprzerwanie dostarcza wartość dla klientów oraz wspiera rozwój ich biznesu. Jako firma dojrzała, doświadczona, wiemy, że trwałej wartości biznesowej nie buduje się jedynie w czasach koniunktury, a kryzys ekonomiczny bezlitośnie obnaża słabe punkty.
Co zrobiliśmy, by zapewnić spółce – a co za tym idzie również naszym klientom – niezachwiane funkcjonowanie pomimo turbulentnego czasu, jaki nastał w wyniku kolejnej pandemii?
Odwołaliśmy się właśnie do tego fundamentu…
Obecna sytuacja pogłębiającego się kryzysu ekonomicznego pokazała, które wartości, jakie podejście czy konkretne działania, długofalowo sprawdzają się najlepiej. Warto tutaj zauważyć, iż zmiany gospodarcze wynikające z epidemii nie są wcale rzadkością i nie wystąpiły jako zdarzenie odosobnione – teraz. Kryzysy ekonomiczne, których źródłem były epidemie, na stałe wpisały się w obraz tego wieku. Praktycznie co roku mieliśmy do czynienia z podobnymi wydarzeniami w różnych zakątkach świata. Każda z tych epidemii istotnie wpłynęła na życie społeczeństw oraz ich zwyczaje, a także na sytuację ekonomiczną w danym regionie.
W obliczu obecnego globalnego spowolnienia gospodarczego, spowodowanego tym razem pandemią koronawirusa, w Univio przede wszystkim musieliśmy działać mądrze i szybko. Zwinność leży w DNA naszej spółki.
Nasz początkowy scenariusz był podobny do działań wdrożonych w wielu innych firmach. Dla Univio nie była to rewolucja, a jedynie zwinne podejście do bieżącej, trudnej rzeczywistości. Organizacja była w pełni zmobilizowana: zawiązaliśmy radę kryzysową i ustaliliśmy regularne, codzienne spotkania. Było dla nas bardzo istotne, by móc reagować sprawnie na dynamicznie zmieniającą się sytuację. Obserwowaliśmy rynek, rozmawialiśmy z klientami, organizowaliśmy jak najlepszy przepływ informacji wewnątrz firmy.
Podjęliśmy konkretne kroki – od bardzo oczywistych, takich jak wydanie komputerów stacjonarnych, zakup dodatkowych laptopów czy zapewnienie lepszej jakości oraz bezpieczeństwa przesyłanych danych poprzez skonfigurowanie VPNa, po bardziej strategiczne, uwzględniające stworzenie i transparentne zakomunikowanie trzech możliwych scenariuszy dla Univio jako całości do szybkiego wdrożenia w zależności od dalszego rozwoju sytuacji makroekonomicznej i jej realnego wpływu na naszą firmę.
Wiedzieliśmy, że przeniesienie zespołów na tryb pracy zdalnej nie wystarczy. Chcieliśmy, by organizacja dalej funkcjonowała w ramach istniejącej kultury organizacyjnej oraz zgodnie z naszymi wartościami, które stanowią jeden z trzonów, wokół których budujemy nas jako firmę i wszystkie nasze zespoły..
Zaczęliśmy od siebie, by móc wspierać innych
W Univio każdego dnia promujemy kulturę organizacyjną nastawioną na samodzielność i zwinność pracowników oraz zespołów. Budujemy firmę w oparciu o zaufanie, płaską strukturę, w której znacznie ważniejsza jest pełniona rola, niż pozycja w hierarchii.
Nasza kultura promuje postawy odpowiedzialności, współpracy i wzajemnej pomocy. Nie chcieliśmy, by były to jedynie slogany dobrze wyglądające w prezentacjach czy na plakatach rozwieszonych w biurze. Wartości te wdrażaliśmy z pełną konsekwencją, wierząc, że tworzymy środowisko wspierające zaangażowanie, odwagę, zaufanie, szacunek i dumę z tego kim jesteśmy, jak działamy oraz co budujemy dla naszych klientów.
To nam się udało i zaprocentowało w sytuacji kryzysu
Wszystkie nasze rytuały zwinne zostały przeniesione na tryb telekonferencyjny. Integracja online znakomicie działa w tym trudnym czasie izolacji. Zespół zorganizował wewnętrzne szkolenia, ciekawe webinary, spotkania na kawę w sieci, wirtualne pokoje tematyczne, w tym wirtualną kuchnię, do której można wejść, porozmawiać, pobyć ze sobą. Znamy naszych pracowników, wiemy, że mamy na pokładzie indywidualności – dbamy o każdego. Staramy się być na wszystkich otwarci, rozumieć ich wyjątkowe obecnie potrzeby, być dla nich dostępni. Zależało nam także by zadbać o komfort pracujących zdalnie. Części z nich wypożyczyliśmy sprzęt firmowy, by mogli jak najwygodniej zorganizować sobie domowe biura.
Efekt? Brak spadku wydajności pracy, a w niektórych przypadkach istotny wzrost. Nasze zespoły całkowicie samodzielnie podejmują decyzje dotyczące swojego sposobu pracy, dbają o współpracę, są bardzo uważne na potrzeby klientów i szybkie dostarczanie bardzo wartościowych rozwiązań.
Nie musieliśmy niczego narzucać, nic kazać, nikogo ograniczać. Tak – jesteśmy dumni. Lekcje odrobione na własnym podwórku pozwoliły nam skutecznie wspierać naszych klientów. Jesteśmy gotowi do stabilnego realizowania projektów, zmobilizowani i zdeterminowani, by niezmiennie dostarczać rozwiązania, pozwalające naszym klientom rosnąć, rozwijać się i działać, także w rzeczywistości kryzysowej czy w nadchodzącym okresie odbudowy gospodarki.
Organizacja w nowej normalności
Przed nami kolejny, moim zdaniem trudniejszy okres tzw. nowej normalności, który przyniesie inne wyzwania, zmienione reguły gry. Nie skończy się on wraz z uruchomieniem kolejnych etapów znoszenia restrykcji, które spowodowały trudną sytuację wielu przedsiębiorców. Wchodzimy na kolejny poziom, więc także wewnętrznie – jako organizacja – chcemy, musimy być na to przegotowani. Dla Univio, raz jeszcze, oznaczać to będzie czerpanie z… naszego fundamentu, z naszych doświadczeń i ugruntowanych wartości.
Zawsze wspieraliśmy w organizacji transparentność komunikacji. W obecnej sytuacji jest to transparentność totalna. Otwarcie mówimy zarówno o bieżących, jak i przyszłych, możliwych wyzwaniach. Jednocześnie przykładamy ogromną wagę do komunikowania sukcesów, nawet tych najmniejszych, z pozoru być może dla wielu nieistotnych, lecz jak to mówią „ziarnko do ziarnka…”. Przejrzyście pokazujemy dane finansowe firmy, nie pomijamy żadnych faktów, czy – robionych z uwzględnieniem informacji wewnętrznych i zewnętrznych – prognoz. Zawsze rozmawiamy na zasadzie pełnej otwartości („Ask Me Anything”), aby żaden głos, żadna wątpliwość nie pozostała bez odpowiedzi.
W warstwie komunikacyjnej postawiliśmy na całkowite spłaszczenie struktury. Organizujemy informacyjne spotkania dla wszystkich pracowników, po raz pierwszy całkowicie online dla około 250 osób. Regularnie, również dla całej firmy, przygotowujemy podsumowania bieżącej sytuacji, podjętych decyzji oraz działań – wysyłamy je w postaci otwartych komunikatów. Początkowe codzienne spotkania liderów organizacji, tworzących radę kryzysową, teraz prowadzimy w cyklach tygodniowych z dodatkową możliwością zwołania ad hoc jeśli sytuacja będzie tego wymagała. Na bieżąco monitorujemy przebieg wydarzeń i zapraszamy nasze zespoły do bezpośredniego dialogu, z pominięciem hierarchii czy tradycyjnych struktur.
Bardzo zależało nam na tym, by zadbać o komfort psychiczny i fizyczny ludzi pracujących w Univio. Nasze biura nie są zamknięte, zadbaliśmy o to, by można w nich było bezpiecznie przebywać, jeśli ktoś ma taką potrzebę – czasem wynikającą z konieczności, a czasem z chęci zmiany otoczenia, widoku z okna. Staramy się takie potrzeby rozumieć, wychodzić im naprzeciw. Zapewniliśmy wsparcie psychologiczne dla naszych pracowników. Mamy na pokładzie profesjonalistów, certyfikowanych coachów, osoby, do których można się zgłosić jeśli coś doskwiera czy martwi. Przede wszystkim widzimy jednak, że nasi pracownicy dbają o siebie nawzajem, pomagają sobie, są czujni i wyrozumiali jeśli widzą jakiekolwiek problemy, wspierają się.
W codziennej pracy zachęcamy pracowników, by się rozwijali, by zdobywali wiedzę, a także by się nią dzielili. W sytuacji kryzysowej ważne, by była to także wiedza pozabiznesowa. Nasze zespoły organizują w tym zakresie szkolenia i webinary, zorientowane w szczególności na tematykę ważną z punktu widzenia bieżących wyzwań np. o bezpieczeństwie psychologicznym w pracy zdalnej, szczególnej roli lidera i jego odporności psychicznej jako jednostki, ustalaniu celów w wirtualnym zespole, czy umiejętnościach przydatnych w zarządzaniu własnymi finansami w czasie kryzysu. Dzielenie się wiedzą i doświadczeniem odbywa się w Univio stale, bez względu na pełnioną w firmie rolę.
Dojrzała organizacja ma przygotowane scenariusze długofalowe. Zarówno w kontekście wewnętrznego funkcjonowania firmy, jak i współpracy z naszymi klientami, musieliśmy opracować plan na przedłużone działanie w trybie zdalnym. W naszych zespołach pracują ludzie doświadczeni, często mający dzieci w wieku szkolnym czy przedszkolnym, które będą wymagały opieki. Z tego punktu widzenia dbamy o to, aby wyższa efektywność nie odbywała się kosztem tzw. work-life balance, a także relacji w ramach zespołów.
Z wieloma klientami pracujemy przez lata, nie jesteśmy firmą, która dobiera zespoły do projektów, a zaangażowanie poszczególnych jednostek w ich realizację jest kluczowe dla osiągania ponadprzeciętnych rezultatów. Dbając zatem o dobrostan naszych pracowników, dbamy o interes naszych klientów. Wielokrotnie obserwowaliśmy słuszność tego podejścia i jego wymierne korzyści dla wszystkich stron.
To samo podejście manifestuje się także w uwrażliwianiu całych zespołów na wsłuchiwanie się w potrzeby klientów. W obecnej sytuacji mogą to być potrzeby wyjątkowe, wynikające z nagłej, trudnej sytuacji czy konieczności szybkiej transformacji tradycyjnych modeli biznesowych, która pozwoli klientom przetrwać. Nasze zespoły doskonale to rozumieją.
Weryfikacja i wzmocnienie
Pandemia koronawirusa nie zagroziła naszemu funkcjonowaniu, nie zburzyła solidnych, budowanych przez ponad 20 lat fundamentów, na których opiera się Univio. Pomogła nam jednak rozwinąć nasze umiejętności i kompetencje. Wiemy już, ze z powodzeniem działamy zwinnie nie tylko w zakresie realizacji projektów, ale także w innych obszarach: HR, Marketingu, Sprzedaży, czy Finansów. Umiemy wykorzystać nasze doświadczenie, aby efektywnie współpracować. Zdajemy sobie sprawę, że to nie sztuka rozwijać się biznesowo w czasie koniunktury.
Nawet w trudnych czasach, pracujemy jako zespół i zawsze jesteśmy gotowi do pomocy naszym klientom. Więcej, to właśnie w trudniej sytuacji weryfikujemy nasze know-how i wzmacniamy firmę, zacieśniamy relacje z klientami, którzy zawsze mogą na nas liczyć. Jesteśmy bardziej zaangażowani, nastawieni na partnerstwo i skuteczni. Postrzegamy ten turbulentny czas także jako ogromną szansę, zarówno dla nas jak i naszych klientów – robimy wszystko, by ją wykorzystać.
Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej – zapraszam do nawiązania kontaktu!
