Single Source of Truth (SSoT) / Sposób na dług technologiczny

Zbędne powtórzenia, niedokładność i niekonsekwencja to problemy, których każda firma chce uniknąć. Ich obecność często wskazuje na błędny wybór (lub użytkowanie) technologii.

Użyte we właściwy sposób, odpowiednio dobrane technologie powinny usuwać powtórzenia w procesach, zapewnić większą przejrzystość i całościowo poprawiać rezultaty pracy w firmie. Podstawowym rozwiązaniem, które uodparnia biznes na podobne zjawiska, jest Single Source of Truth (SSoT) po polsku znane także jako jedyne źródło prawdy. SSoT to szczególnie dobre rozwiązanie problemów związanych z długiem technologicznym, zwłaszcza w firmach wchodzących w cyfrową erze, które dopiero uporały się z długiem cyfrowym.

W rzeczywistości firma powinna posiadać kilka takich SSoT, o czym Wam dziś powiemy.

Czym jest Single Source of Truth?

W gruncie rzeczy, SSoT to źródło informacji, z którego dane zostają bezpośrednio pobrane, gdy tylko są potrzebne. Stanowi coś w rodzaju repozytorium, bazy danych, która pełni rolę unikalnego źródłem danych. Jakiekolwiek nowe informacje, czy to pliki, czy grafiki, czy nawet czyste dane są przekazywane do jedynego źródła prawdy, skąd mogą zostać bezpośrednio pobrane – i nigdy nie są przy tym kopiowane.

Z technicznego punktu widzenia, takie magazyny działają najlepiej w parze z API oraz – gdzie to wymagane –  gdy są od siebie niezależne (tj. niesprzężone). Przy tym nie mogą być zamkniętymi systemami, muszą umożliwiać połączenie się z nimi oraz dawać dostęp innym zespołom lub narzędziom.

Wspominaliśmy już o tym przy rozmowie o Design Systems, Headless CMS czy nawet zarządzaniu informacjami produktowymi, ale nawet modelowanie danych opiera się na tym koncepcie. Co więcej, wszystkie wykorzystają te same pomysły i główną zasadę: przekazywać pliki raz i tylko raz.

Zalety Single Source of Truth

Ze względu na dodaną korzyść automatyzacji, od razu możemy wskazać kilka sporych przewag:

• Nie tworząc ponownie czegoś, co już istnieje, oszczędzamy czas. Eliminując manualne zadania, pozwalamy zespołom skupiać się na bardziej istotnych obszarach.
• Otrzymujemy dużo większą spójność danych. Gdy kopiujemy pliki w nieskończoność, nawet najdrobniejszy błąd może sprawić, że w różnych punktach firmy zaczną pojawiać się inne wersje. W kwestii brandingu i treści, jest to spory problem, jednak gdy chodzi o dane, niekonsekwencje prowadzą do prawdziwych koszmarów.
• Aktualizacje są automatyczne i odpowiadają zmianom w SSoT. Poza oszczędzaniem czasu, pozwala to firmie szybciej przystosowywać się na rynku.
• Wszyscy wiedzą gdzie szukać, gdy potrzebują konkretnych danych. Oczywiście wymaga to odrobiny szkolenia zespołów, ale eliminacja silosów eliminuje niepewność pomiędzy zespołami i poszczególnymi działami. Kiedy pracujemy z pojedynczym źródłem, plik albo istnieje, albo nie – nie ma tu półśrodków.
• SSoT umożliwia skuteczną ekspansję. Niezależnie od tego, czy potrzeby obejmują wiele marek czy wiele kanałów (żeby wykorzystać pełen potencjał SSoT, potrzebne jest prawdziwe podejście multiexperience), dedykowane magazyny danych pozwalają zażegnać większość wyzwań związanych z ekspansją.

Które obszary biznesu skorzystają z SSoT?

Jedyne źródło prawdy można wykorzystać w wielu dziedzinach biznesu. Jednak, jak wspominaliśmy, firma prawdopodobnie będzie potrzebowała więcej niż jednego SSoT ze względu na różne potrzeby w typowej organizacji. Przyjrzyjmy się im!

Content

Nowoczesne przedsiębiorstwa tworzą mnóstwo treści. Prawidłowe zamieszczanie i przechowywanie materiałów to oczywiście podstawa.

Często możemy przy tym podzielić treści na kategorie rozróżniające tekst od innych formatów. W przypadku tych pierwszych, możemy wykorzystać szereg nowoczesnych systemów zarządzania treścią lub platform digital experience, aby mieć wszystkie stworzone przez nas materiały w jednym miejscu. Dokładniej mówiąc, dzięki headless CMS, możemy automatycznie dystrybuować te same materiały we wszystkich kanałach.

W tej drugiej grupie treści mamy kilka opcji. Jeśli chodzi o standardowe formaty przekazu takie jak zdjęcia czy filmy, to nasz CMS wciąż może okazać się bardzo przydatny. Kiedy już chodzi o nasz branding i inne elementy, pomocny będzie Design System, z którym łatwiej będzie pracować programistom. W obu przypadkach musimy pamiętać o złotej zasadzie: wgraj raz, a potem odczytuj bezpośrednio ze źródła.

Produkty

Jeśli działasz w handlu detalicznym lub e-commerce, to prawdopodobnie masz wiele produktów, którymi musisz zarządzać. Te przedmioty mogą bardzo łatwo pojawić się w wielu miejscach takich jak własne materiały, także te od zewnętrznych dostawców, a nawet zasoby dla rynków, gdzie Twoja firma również jest obecna.

System Zarządzania Informacją Produktową – przypominamy – jest w zasadzie systemem CMS dla produktów. Zespoły odpowiedzialne za informacje o produkcie mogą korzystać z systemu PIM do aktualizacji danych produktowych, dodawania nowych wersji językowych i innych, podczas gdy zespoły, które potrzebują tych informacji, po prostu muszą połączyć się z PIM, wiedząc, że system zajmie się resztą.

Dane

Kiedy każdy dział korzysta z własnych systemów i rozwiązań, trudniej jest dzielić się informacjami odpowiednio do potrzeb. Klasycznym przykładem mogą być działy sprzedaży i marketingu, czy też kadr i księgowości. Wszystkie te działy muszą współpracować ze sobą, ale łatwo im utworzyć własne silosy.

Na przykład, stworzenie „złotego rekordu klienta” jest niezbędne do maksymalizacji wiedzy biznesowej. Jeśli jednak firma posiada różne działy, a nawet marki, możliwe, że ten sam klient pojawia się w różnych miejscach. Posiadanie jednego profilu lub widoku pomoże lepiej zrozumieć konkretnego klienta w organizacji.

Co więcej, informacje mogą gubić się pomiędzy systemami, zwłaszcza jeśli wymiana jest przeprowadzana ręcznie. Takie podejście może również tworzyć nieścisłości, gdy informacje nie są aktualizowane po wszystkich stronach – właśnie tutaj idealnym rozwiązaniem staje się Single Source of Truth. Właśnie na tym opiera się Master Data Management – tworzeniu jednej głównej bazy danych lub hurtowni danych, z której można bezpośrednio czerpać.

Dzięki analityce biznesowej i innym narzędziom do pracy z danymi możemy tworzyć wiele raportów opartych na tych samych oryginalnych danych. W ten sposób każdy dział lub zespół otrzymuje informacje, których potrzebuje, wiedząc, że wszyscy pracują z tymi samymi informacjami.

Kiedy SSoT nie jest właściwym rozwiązaniem?

Niestety, każda część firmy nie może korzystać z tego samego oprogramowania: różne działy potrzebują własnych narzędzi, aby uzyskiwać najlepsze wyniki. Możemy jednak skupić się na wzajemnym powiązaniu tych rozwiązań.

Integracje systemowe (w szczególności szyny usług ESB) służą do połączenia wszystkich systemów biznesowych z pomocą automatyzacji, zapewniając – gdzie to możliwe – że problemy z synchronizacją danych nie występują. Dzięki temu, gdy informacje są aktualizowane w jednym obszarze, szyna usług aktualizuje rekordy główne, a zmiana dzieje się automatycznie w innych lokalizacjach, tym samym tworząc i tak pewnego rodzaju SSoT. 😉