PIM – sprawdź czy zainwestować w to rozwiązanie
Mimo coraz większej dostępności zaawansowanych systemów wspierających zarządzanie informacjami o produkcie ich wdrożenie nie jest niezbędne w każdej firmie. Wskazówką do podjęcia właściwej decyzji dotyczącej inwestycji w system Product Information Management (PIM) mogą być pewne warunki w biznesie. Sprawdź na co zwrócić uwagę!
Duża liczba dynamicznie zmieniających się produktów
Liczba produktów jest pojęciem względnym i powinna być rozpatrywana w parze ze stopniem złożoności produktu. Sygnałem do zwiększenia zainteresowania systemami PIM może być katalog produktowy przekraczający 1000-1500 SKU o niewielkim poziomie skomplikowania lub 500 SKU z dużą liczbą wariantów oraz atrybutów, multimediów, czy powiązań z innymi produktami. W branżach elektrycznej czy DIY, w których oferta produktowa większych sieci handlowych potrafi przekroczyć kilkadziesiąt tysięcy SKU samodzielne systemy klasy PIM lub mocno zmodyfikowane systemy ERP są już koniecznością.
Nie bez znaczenia jest również dynamika zmian oferty. Zarządzanie dynamicznie rotującymi produktami jest zdecydowanie bardziej pracochłonne. Częstotliwość wymiany asortymentu jest w dużej mierze zależna od strategii firmy, ale są branże, których specyfika wymaga zmiany oferty nawet kilka razy w roku.
Złożoność produktu i co dalej?
Rosnące wymagania klientów powodują, że sama nazwa produktu, krótki opis oraz jedno zdjęcie nie są już wystarczające. Producenci i sprzedawcy coraz częściej dbają o dostarczenie dodatkowych informacji takich jak dane techniczne, różnego rodzaju multimedia czy powiązane akcesoria, części zamienne lub podobne produktów. Całkowita liczba danych opisujących produkt może dochodzić nawet do kilkuset atrybutów. Ich ilość jest najczęściej zróżnicowana dla poszczególnych grup produktowych oraz, coraz częściej tłumaczona na języki obce. Koszty obróbki tak złożonych produktów w standardowych systemach bazodanowych lub w arkuszu kalkulacyjnym znacznie wzrastają. Systemy klasy PIM umożliwiają sprawniejszą klasyfikację i edycję takich produktów zwiększając tym samym konwersję.
Wielu użytkowników
Standardowe narzędzia stają się również mniej skuteczne, gdy kilka osób jednocześnie pracuje nad informacjami o produkcie. Średnie i duże przedsiębiorstwa obsadzają kilka stanowisk, a nawet tworzą całe zespoły odpowiedzialne za zarządzanie informacją produktową. Często pojawia się również potrzeba definiowania różnych poziomów uprawnień do wybranych grup produktów oraz ograniczania dostępu do danych wrażliwych takich jak np. składowe ceny. Dodatkowym wymaganiem może być również potrzeba uzyskania dostępu do danych z zewnętrznych lokalizacji.
Duży nacisk na jakość danych
Większość systemów PIM posiada narzędzia służące poprawie i utrzymaniu wysokiej jakości informacji o produkcie. Standardem jest rejestrowanie kto i kiedy dokonał zmiany, z dokładnością do poszczególnych atrybutów. Mogą to być również zaawansowane reguły walidacji kompletności opisów, możliwość nadawania odpowiednich statusów, a nawet wsparcie procesu włączającego określonych użytkowników w budowanie opisu, jego zatwierdzanie oraz publikację.
Wiele źródeł danych
Ręczny import danych dla nowych produktów lub ich aktualizacja z częstotliwością mniejszą niż raz w tygodniu, wykorzystujący jeden z popularnych formatów (np. plik CSV) wymaga określonego nakładu pracy, ale jest możliwy do zrealizowania w akceptowalnym czasie. Problem pojawia się jeśli jest potrzeba zapewnienia większej częstotliwości importów oraz jeśli źródeł danych jest więcej (np. dane otrzymywane bezpośrednio od dostawców). Jeśli dane z każdego z tych źródeł mają inny format wymagają one dodatkowo zmapowania. W takiej sytuacji automatyzacja oferowana przez systemy PIM, np. w formie dostępnego API, jest jak najbardziej wskazana.
Wiele segmentów klientów i kanałów komunikacji
Podobna potrzeba powstaje na drugim końcu łańcucha dostaw. Firma która obsługuje wiele segmentów klientów, z których każdy ma dostęp do innego zbioru produktów i różnej szczegółowości ich opisu również musi myśleć o automatyzacji w zakresie wymiany danych. Coraz częściej partnerzy biznesowi wymagają dostarczenia danych w odpowiedniej dla branży klasyfikacji (np. ETIM, eCl@ss).
Publikowane materiały często różnią się także ze względu na kanał komunikacji. Im więcej takich kanałów (platformy B2C, B2B, aplikacje mobilne, social media, materiały drukowane, etykiety w sklepach stacjonarnych itp.) tym bardziej prawdopodobne, że muszą być obsługiwane różne formaty wyjściowe i interfejsy. Ich ręczna obsługa znacznie wydłuża proces wprowadzania nowych produktów na rynek i może być źródłem wielu pomyłek i dodatkowych kosztów.
Niezbędne wsparcie wielojęzykowości
Dla firm dostarczających informacji o produktach w kilku lub nawet kilkunastu językach system PIM nie jest już opcją, ale koniecznością. Lokalizowanie treści wymaga solidnego wsparcia w postaci odpowiednich narzędzi. W grę wchodzi nie tylko tłumaczenie opisów i atrybutów, ale często również przechowywanie osobnych zbiorów multimediów, takich jak: zdjęcia samych produktów, ich opakowań, instrukcji, filmów promocyjnych, materiałów reklamowych itp. Niewątpliwie system PIM jest rozwiązaniem dedykowanym do tego celu.
PIM nie musi być drogi
Warto pamiętać, że systemy PIM nie są zarezerwowane tylko dla dużych firm z zasobnym portfelem. Na rynku są dostępne rozwiązania, które są w zasięgu cenowym większości małych i średnich przedsiębiorstw i umożliwiają wdrożenie w kilka tygodni. Przykładem takiego rozwiązania jest platforma open source Pimcore, wdrożona ponad 80 tysięcy razy w przedsiębiorstwach na całym świecie. Rozwiązanie to odpowiada na większość wyżej wymienionych potrzeb już w wersji bazowej oraz umożliwia dopasowanie do konkretnych potrzeb i łatwą rozbudowę o dedykowane funkcje dzięki otwartej licencji GPL. Dzięki elastycznemu API (oraz opcjonalnie szynie danych, np. Mule ESB) jest to skonsolidowana platforma dla treści, społeczności i handlu we wszystkich punktach styku z klientem.
Spełnienie przynajmniej jednego z powyższych kryteriów powinno być impulsem do bliższego zapoznania się z systemami PIM dostępnymi na rynku.
Artykuł jest częścią najnowszego wydania magazynu Imagine.
