Dlaczego innowacyjnego projektu nie zrealizujesz za pomocą modelu Waterfall?
Rzeczywistość w jakiej żyjemy, coraz częściej zmusza nas do wprowadzania innowacyjnych rozwiązań w naszych firmach, bez względu na to czy lubimy takie działania, czy też obawiamy się zmiany i preferujemy utrzymanie status quo.
Z poniższego artykułu dowiesz się:
- W jakich warunkach podejmujemy decyzje realizując projekty
- Jaką metodykę wybrać do realizacji projektu, aby zwiększyć prawdopodobieństwo sukcesu
Realizacja innowacyjnego projektu
Wyjście ze strefy komfortu i skonfrontowanie się z rzeczywistością w procesie, którego efektów nie znamy, nie jest prostym zadaniem. Bardzo często chcemy trzymać się blisko naszych rutynowych działań. Dlatego większość wybiera najbezpieczniejszą opcję, czyli zrealizowanie projektu sprawdzoną i poprawnie funkcjonującą, kaskadową metodą projektową.
Czasami jesteśmy stawiani w powyższej sytuacji przez klientów –
“Z waszego portfolio wynika, że będziecie dobrym partnerem w innowacyjnym projekcie, ale zrealizujemy go wspólnie w tradycyjny sposób”. Gdy słyszę taką propozycję, kiełkuje mi w głowie myśl, że realizacja projektu może zakończyć się klęską. Odpowiadając klientowi na taką wizję współpracy, mam ochotę powołać się na hasło z mema z serii Psie sucharki – Otóż nie, po prostu nie!
Postaram się jednak wyjaśnić, dlaczego nie jest to możliwe.
Warunki w jakich działamy i podejmujemy decyzję
Zacznijmy od zrozumienia samych rodzajów warunków, w jakich działamy i wymaganego podejścia do podejmowania decyzji:
Podejmowanie decyzji w przewidywalnych warunkach
Znajdowanie się w warunkach przewidywalnych to dla większości ulubiony stan. Gdy dokładanie rozumiemy sytuację w jakiej się znajdujemy, bazujemy na dotychczasowym doświadczeniu. Możemy prawie wszystko przewidzieć, a osiągnięcie sukcesu jest pewne w 99%. W takiej sytuacji pracujemy rutynowo, w zasadzie podejmując decyzje automatycznie. Przykładem tego typu działań w IT będzie np. przedłużenie umowy serwisowej na kolejny rok dla praktycznie nowego systemu, który zawiera niewiele błędów. Wystarczy podpisać aneks o przedłużeniu lub nie podejmować żadnych działań, gdy umowa przewiduje automatyczne przedłużenie kontraktu. Kolejna umowa i kolejny rok powtarzalnych działań.
W życiu to jak weekendowy spacer na pobliskie wzgórze.
Podejmowanie decyzji w ryzykownych warunkach
Ryzyko jest najczęściej pojawiającym się aspektem pracy, z jakim spotykaliśmy się do tej pory w większości projektów IT. Kreujemy wizję tego, co chcemy osiągnąć, a prawdopodobieństwo sukcesu jest tak wysokie, że w zasadzie nie dopuszczamy myśli o porażce. Dostrzegamy ryzyko dla osiągnięcia naszego celu, ale możemy oszacować prawdopodobieństwo jego wystąpienia i potencjalny koszt obsługi.
W takim przypadku będziemy podejmowali decyzje w oparciu o przyjęte wstępnie rozwiązanie, szukając danych i prowadząc analizy. Pozwoli nam to zweryfikować przyjęte założenia, zanim zaczniemy w pełni działać.
Dla takich sytuacji zostały stworzone kaskadowe metodyki prowadzenia projektów. Zaczynamy od szczegółowej analizy pozwalającej nam zredukować ryzyko do minimum, określić koszty oraz terminy i zrealizować projekt. Prace prowadzimy etapowo, pozwalając sobie na bufor czasowy i pieniężny, który zużywamy na obsługę ryzyka.
W IT można również w takiej sytuacji pracować przy pomocy modelu Waterfall i podpisać kontrakt Fixed Price. Przykładem takiego projektu może być np. wymiana starego systemu na nowy, przy niezmienionym modelu biznesowym. Gdy wiemy wszystko o procesie i znamy wymagania wydajnościowe, jesteśmy w stanie w wyniku analizy i refaktoringu zebrać komplet wymagań funkcjonalnych oraz niefunkcjonalnych.
Można porównać to do jesiennego spaceru po górach, gdzie byliśmy już kilka razy, ale pogoda może nas zaskoczyć.
Podejmowanie decyzji w sytuacji niepewności
Co począć w sytuacji, gdy działamy w sytuacji niepewności? A przecież projekt innowacyjny z założenia tworzymy i realizujemy w takich warunkach. W dzisiejszych czasach jest to coraz częściej występująca sytuacja. Nie jesteśmy w stanie określić, co może się wydarzyć, jakie ryzyko nas czeka, jakie jest prawdopodobieństwo jego wystąpienia oraz jaki będzie koszt jego obsługi. Nie możemy także założyć, że z pewnością osiągniemy cel, a czasami nawet nie jesteśmy pewni, czy w trakcie realizacji ów cel nie ulegnie zmianie. Również nasze otoczenie zmienia się i założenia z przeszłości takie jak np. dostępność pracowników na rynku i stała stawka za godzinę, mogą być już nieaktualne.
W takiej sytuacji, powinniśmy zastosować podejście badawcze charakteryzujące się unikaniem przyjmowania założeń bazujących na historii. Należy skupić się na aktywnym poszukiwaniu nowych danych, nowych perspektyw, ciągłym zarządzaniu konfliktem opinii i szybkim adaptowaniem zachodzących zmian.
Coraz częściej podejmowanie decyzji w projekcie IT ma właśnie taki charakter. Gdy znajdujemy się w trybie badawczym, bazujemy na sytuacjach dla nas nowych. Np. budujemy w firmie innowacyjny proces, modyfikujemy model biznesowy, który będzie unikalny na naszym rynku.
Można to porównać do zdobywania ośmiotysięcznika. Wiemy, że jest gdzieś w chmurach szczyt, który mamy zdobyć, ale pogoda może utrudnić realizację naszych planów. W trakcie wspinaczki możemy dostać kontuzji, może zabraknąć nam jedzenia lub popsuje się sprzęt i będziemy musieli zawrócić lub zadowolić się zdobyciem podejścia, ale nadal będzie to wielki wyczyn.
Może zdarzyć się, że pogoda nam dopisze i wdrapiemy się na sam szczyt, ale w skrajnym wypadku, jeżeli będziemy nieostrożni, możemy stracić życie.
Analogicznie do takiej sytuacji, konieczne jest zwinne podejście do projektu i biznesu. Z tej właśnie przyczyny nie możemy realizować projektów innowacyjnych za pomocą modelu Waterfall.
Bagatelizowanie ryzyka i wiara w aktualność starych doświadczeń
Dlaczego jednak tak często skłaniamy się ku poleganiu na naszych starych doświadczeniach? Otóż niestety leży to w naszej naturze, która powoduje, że dla wygody bagatelizujemy ryzyko. Umysł ukierunkowuje nas na realizowanie projektów w stabilnych warunkach. Osobom chętnym do zgłębienia tematu pułapek decyzyjnych polecam książkę „Labirynt. Sztuka podejmowania decyzji” autorstwa Pawła Motyla.
W sytuacjach, gdy realizujemy projekt związany z ryzykiem, chcemy podejść do niego rutynowo, podejmując podświadomie działania lekceważące ryzyko. A posłańców przynoszących złe wieści z łatwością ignorujemy 😉
W warunkach niepewności podejmujemy z kolei działania adekwatne do projektu związanego z ryzykiem. Próbujemy w sytuacji w pełni innowacyjnej wykorzystywać metody, które analizują ryzyko tam, gdzie nie jesteśmy w stanie go określić.
Musimy zdawać sobie z tego sprawę, zachowywać zdrowy rozsądek, który będzie nas bronić przez Black Swan Situation. Są to sytuacje, które były ekstremalnie trudne do przewidzenia, ale których pojawienia należy się spodziewać i być na nie przygotowanym.
Projekty innowacyjne prowadzi się coraz częściej, dlatego powstają metodyki pozwalające nam zwiększyć prawdopodobieństwo sukcesu takich projektów, np. Agile Project Management czy Customer Development. Bazują one na metodykach zwinnych, Scrum, Lean Management czy Kanban i w praktyce pomagają nam osiągać sukcesy w pracy z klientami.
Jeżeli interesuje Ciebie tematyka zarządzania projektami i chcesz dowiedzieć się więcej o wybranych metodologiach, zachęcamy do zapoznania się z naszą serią artykułów o metodykach zwinnych oraz rozwiązaniami i usługami.
