Wie implementiert man ein PIM-System? Beginnen Sie mit RFP
Planen Sie die Implementierung eines PIM-Systems? Bevor Sie einen Anbieter auswählen, lernen Sie die besten Praktiken kennen, die Ihnen helfen, kostspielige Fehler zu vermeiden.
Die Implementierung eines PIM-Systems (Product Information Management) ist ein strategischer Schritt für jede Organisation, die ihre Daten organisieren und die betriebliche Effizienz durch die Verwaltung von Produktinformationen steigern möchte. Viele Unternehmen begehen jedoch den gleichen Fehler: Sie beginnen mit der Auswahl der Technologie, anstatt ihre Bedürfnisse und das erwartete Ergebnis zu definieren.
Wir haben einen kurzen Leitfaden vorbereitet, in dem wir erklären, wie man sich auf die Implementierung eines PIM-Systems vorbereiten kann und was eigentlich ein RFP ist (und welche Rolle es spielt).
Was ist ein PIM-System und warum kann es Ihr Unternehmen revolutionieren?
PIM-Systeme dienen zur Verwaltung verschiedener Arten von Produktdaten und deren Speicherung in einer zentralen Datenbank. Dank ihnen können Sie:
- die Prozesse der Veröffentlichung von Produktangeboten in verschiedenen Vertriebskanälen (im Online-Shop, Katalog, auf einer Marketplace-Plattform oder in einer mobilen Anwendung) optimieren,
- die Zeit bis zur Markteinführung von Produkten verkürzen,
- die Expansion ins Ausland durch Automatisierung von Übersetzungen und Anpassung von Inhalten unterstützen,
- Fehler in Beschreibungen und Produktdaten eliminieren,
- Zeit der Teams freisetzen, indem manuelle Dateneingabe und Erstellung von Produktbeschreibungen durch Automatisierung ersetzt werden.
Gut implementierte PIM-Software ist nicht nur Technologie, sondern auch ein Wettbewerbsvorteil, der aus einem digitalen Informationsökosystem resultiert. Aber damit dies gelingt, ist eine entsprechende Vorbereitung notwendig.
Womit beginnt man die Vorbereitung auf die PIM-Implementierung?
Auf dem Markt sind Angebote von vielen PIM-System-Anbietern verfügbar. Jede Lösung hat ihre eigenen Merkmale und gleichzeitig Vorteile, aber auch gewisse Einschränkungen. Einige Lösungen sind ideal für mittelständische Unternehmen, die eine schnelle Implementierung und einfache Bedienung schätzen, während andere sich besser in Organisationen mit komplexeren Anforderungen bewähren, die Flexibilität und die Möglichkeit der Integration mit anderen Systemen umfassen.
Bevor Sie beginnen, Implementierungsangebote (Pimcore, Akeneo oder andere) zu vergleichen, benötigen Sie solide Grundlagen. Der erste Schritt ist die Definition von Geschäftszielen, Benutzeranforderungen und dem Umfang der Implementierung.
Es lohnt sich, sich einige wichtige Fragen zu stellen:
- Welche Probleme hat Ihre Organisation heute bei der Verwaltung von Produktdaten?
- Welche Teams werden das PIM-System nutzen und welche Bedürfnisse haben sie?
- Welche Daten besitzen Sie und wo werden sie gespeichert?
- Welche Funktionalitäten sind entscheidend und müssen von Anfang an im System enthalten sein?
- In welchem Maße ist die Skalierbarkeit des Systems mit dem Wachstum des Unternehmens wichtig?
Was ist RFP und warum ist es bei der Implementierung eines PIM-Systems entscheidend?
RFP (Request for Proposal) ist eine Angebotsanfrage, in der Sie die Anforderungen an das System und die Erwartungen gegenüber dem Anbieter darstellen. Es definiert vor allem den Umfang der Implementierung, die Erwartungen an das System, technische und Integrationsanforderungen sowie das bevorzugte Kooperationsmodell. Ein gut vorbereitetes RFP ist das Fundament einer erfolgreichen Implementierung.
Was bietet ein gutes RFP?
- Ermöglicht den Vergleich von Angeboten verschiedener Anbieter zu gleichen Bedingungen.
- Hilft, kostspielige Fehler und Missverständnisse zu vermeiden.
- Ermöglicht die Anpassung des PIM-Systems an die realen Bedürfnisse der Organisation.
Wie bereitet man ein gutes RFP vor?
Mangel an klar definierten Anforderungen, fehlende Bestimmung des MVP-Modells, Beschreibung von Anforderungen, die nicht mit dem PIM-System zusammenhängen, zu allgemeine Beschreibungen von Problemen und Zielen – das sind nur einige der Fehler, die bei der Vorbereitung eines RFP auftreten können.
Der Mangel an einer einheitlichen Struktur und präzisen Anforderungen führt dazu, dass sich Angebote von verschiedenen Anbietern drastisch in Bezug auf Umfang, Funktionalität und Preis unterscheiden. Das Ergebnis? Vorschläge sind schwer zu vergleichen und es ist schwierig zu beurteilen, welcher davon wirklich die Bedürfnisse des Unternehmens erfüllt. Das Ergebnis kann auch der Erhalt von „universellen“ Angeboten sein, also solchen, die nicht an die tatsächliche Situation in der Organisation angepasst sind, sowie solchen mit unterschätzter Implementierungszeit und Kosten.
Wie vermeidet man einen Fehler gleich am Anfang?
RFP ist nicht nur ein Dokument – es ist ein Werkzeug, das hilft, Risiken zu vermeiden, die Kommunikation mit Anbietern zu verbessern und die Chancen auf eine Implementierung zu erhöhen, die wirklich Wert bringt.
Denken Sie daran, dass das RFP nur der erste Schritt ist. Wenn Sie Unterstützung von unabhängigen Technologieexperten in jeder Phase der PIM-System-Implementierung erhalten möchten, lassen Sie uns miteinander reden!
