Team of Teams / Wenn agile Methoden nicht genug sind

In einer sich schnell verändernden und unübersichtlichen Welt ist das intellektuelle Potenzial der Mitarbeiter das größte Kapital der Unternehmen. Wie bilden wir Teams und wie verwalten wir dieses Kapital angesichts der unterschiedlichen und sich dynamisch verändernden Bedürfnisse der Kunden? Und wie sollte ein Unternehmen, das sich selbst als Digital Transformation Partner definiert, seine Vision umsetzen?
Wir haben diese Fragen beantwortet, indem wir eine neue Geschäftsstrategie und den Ansatz „Team of Teams“ eingeführt haben.

Warum wir uns ändern wollten

Seit 25 Jahren arbeiten wir an der Umsetzung von Lösungen zur digitalen Transformation des Handels. Die meisten Projekte, die wir durchführen, erfordern die richtige Kombination von geschäftlichen, technischen und kommunikativen Fähigkeiten.

Flexibilität und die Fähigkeit, auf die aktuellen Bedürfnisse des Kunden einzugehen, sind für uns von zentraler Bedeutung. Außerdem wollten wir unseren Kunden das Gefühl geben, dass sie zwar mit mehreren Teams, aber mit einem einzigen, kompetenten Technologiepartner zusammenarbeiten. Vor einigen Jahren haben wir beschlossen, uns in agilen Teams zu organisieren, die gemeinsame Ziele verfolgen und in der Lage sind, schnelle Entscheidungen zu treffen, die auf dem Wissen von Personen beruhen, die sich untereinander zu einem bestimmten Thema kennen, und zwar entsprechend ihrer zugewiesenen Rolle und nicht aufgrund des Titels auf ihrer Visitenkarte.

Wir waren auf der Suche nach Inspiration und neuen Wegen, um unsere strategischen Ziele zu erreichen.

Welche anderen Faktoren mussten wir im Rahmen des Veränderungsprozesses der Univio berücksichtigen?

Organisatorische Kultur

Seit vielen Jahren setzen wir auf agile Mitarbeiter und Teams, eine flache Organisationsstruktur, Leistungsorientierung und Partnerdemokratie. Wir ersetzen das historische Modell der „Kommandeure“, die über begrenztes Wissen verfügen und schicksalhafte Entscheidungen treffen, durch demokratisierte, kompetente Teams, in denen Werte, Zusammenarbeit und ein gemeinsames Ziel zählen.

Strategie und Technologie

Die Univio konzentriert sich auf die digitale Transformation des Handels durch die Auswahl der am besten geeigneten Technologien und Lösungen, die auf die Bedürfnisse jedes Kunden zugeschnitten sind. Damit dies möglich war, musste unser Geschäftsmodell flexibel genug sein. Wir haben keinen vorgegebenen Vorschlag für ein fertiges Produkt. Wir hören dem Kunden zu und wählen das optimale Paket an Lösungen und Kompetenzen aus.

Kundenbedürfnisse und Technologie

Wir sind ein Technologieunternehmen, aber unsere Kunden kaufen unsere Dienstleistungen, um ihre geschäftlichen Anforderungen und Ziele zu erfüllen. Als End-to-End-Partner für die digitale Transformation begleiten wir unsere Kunden oft durch den komplexen Prozess der Veränderung der Unternehmensstrategie und -abläufe, durch die Implementierung neuer oder die Modernisierung bestehender Technologien, was zu optimierten Prozessen und einem modernen und effizienten Unternehmen führt.

Deshalb mussten wir das bisherige Modell der Technologiesilos aufgeben und die Bedürfnisse der Kunden ganzheitlich betrachten.

Auf der Suche nach Inspiration / Welche Modelle der Unternehmensführung haben wir in Betracht gezogen?

Wir wollten unseren internen Wandel mit Bedacht vollziehen. Wir haben uns überlegt, mit welcher Methodik wir ein Unternehmen aufbauen können, das sich flexibel an unterschiedliche Situationen anpassen kann.

Wir haben hybride Strukturen in Betracht gezogen, Holokratie, Soziokratie, und eine externe Beratung sollte uns dabei helfen. Viele Elemente der verschiedenen Methoden der Arbeitsorganisation gefielen uns, aber keine von ihnen war unserer Meinung nach angemessen und in unserer Situation, mit der von uns gewählten Strategie und den von uns gemachten Erfahrungen umsetzbar.  

Deshalb haben wir uns entschlossen, eine Lösung zu entwickeln, die sich an unseren Realitäten orientiert und die Bedürfnisse unserer Kunden effektiv unterstützt. Wir wollten unser vorhandenes Wissen und unsere Erfahrung nutzen, um eine Lösung zu entwickeln, die unsere Organisationskultur (‚WARUM‘) und unsere Strategie (‚WAS‘) miteinander verbindet und einen effektiven Weg zur Umsetzung unserer Absichten (‚WIE‘) bietet.

Der Ansatz, der uns besonders inspiriert hat, war Team of Teams.

Was ist Team of Teams?

Team of Teams ist ein Ansatz zum Aufbau einer Struktur, die auf kleineren, eng zusammenarbeitenden Teams basiert. Das Konzept wurde von Stanley McChrystal, General der US-Armee im Ruhestand, in seinem Buch „Team of Teams“ bekannt gemacht: Neue Spielregeln für eine komplexe Welt“

Beim Team of Teams reicht es jedoch nicht aus, die Leute in einen Raum zu werfen und zu sagen: „Ihr seid jetzt ein Team“. Unter anderem muss sichergestellt werden, dass jeder versteht, was in der Organisation vor sich geht. Beim Zugang zu Informationen geht es darum, das Risiko zu minimieren, dass z. B. zwei Teams an einem ähnlichen Projekt arbeiten.

Wie haben wir das Team of Teams-Modell für die Univio angepasst?

Team of Teams ist eher eine Philosophie als ein starres Modell und unterliegt daher einer breiten Auslegung. Wir wussten, dass wir teamübergreifend, multidimensional und multidisziplinär arbeiten wollten. Beweglichkeit und Flexibilität waren für uns ebenfalls wichtig. All dies, während wir unseren Kunden Projekte von höchstmöglicher Qualität liefern.

Beim Aufbau des Teams of Teams wollten wir ein Netzwerk agiler und kompetenter Teams schaffen, die sich flexibel an die jeweilige Situation anpassen können. Wir wollten kein starrer Organismus sein, in dem man für jede Veränderung ein großes Projekt starten und durchführen muss, um dann Lehren daraus zu ziehen und… nach Schuldigen zu suchen.

Wie funktioniert nun unsere Struktur in der Praxis?

Team of Teams in der Praxis

Bei unserer Anpassung von Team of Teams haben wir uns auf die Bildung agiler Teams konzentriert, die auf der Grundlage selbst definierter Verträge und Ziele arbeiten, die die Kernziele des Unternehmens unterstützen. Die Arbeitnehmer spielen in diesem Arrangement eine Vielzahl von Rollen.

Rollen jenseits von Positionen

Das Team setzt sich aus Personen zusammen, die im Unternehmen eine Rolle spielen und keine Position innehaben. Das Wichtigste ist das Fachwissen, das sich aus Kompetenz und Erfahrung ergibt, nicht aus der Position. Darüber hinaus arbeiten wir bei Team of Teams in verschiedenen Projekten und Teams, was uns die Möglichkeit gibt, von Anfang an in unterschiedlichen Umgebungen zu arbeiten und neue Erfahrungen zu sammeln. Die Stellen werden weiterhin genutzt – hauptsächlich für die externe Kommunikation. Wir versuchen tagtäglich, mit Rollen zu arbeiten.

Wenn jemand in einem Team arbeitet, aber z. B. versuchen möchte, als scrum master zu arbeiten, kann er vorübergehend eine neue Rolle übernehmen. Auf diese Weise kann er sich, ohne ein großes Risiko einzugehen, nach der Erprobung des neuen Weges zurückziehen oder sich in der neu eingeschlagenen Richtung weiterentwickeln. 

Stellen bieten keine derartige Flexibilität und verpflichten zu bestimmten Entwicklungswegen sowie zur Ersetzung einer Person durch eine andere, wenn sich die Position ändert. Die Rollen wiederum bauen berufliche Brücken. Wenn jemand das Bedürfnis nach einem Wechsel verspürt, kann er sich in einem anderen Team oder Projekt ausprobieren und dann an seinen ursprünglichen Standort zurückkehren, um in der Zwischenzeit neue Erfahrungen zu sammeln.  

Wie können wir die Zusammenarbeit zwischen Teams fördern?

Der Aufbau einer Kultur der guten Zusammenarbeit zwischen den Teams ist einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren der Philosophie des „Team of Teams“. Deshalb haben wir in unseren Teams Rollen geschaffen, die uns helfen, unsere Ziele zu erreichen. Auf Unternehmensebene haben wir insgesamt einige Dutzend gut beschriebene Rollen besetzt. Unter dem Gesichtspunkt der Fähigkeit zur Zusammenarbeit im Team haben wir Rollen wie diese:

Leader

Jedes Team hat einen Leader, der für einen Teil des Geschäfts zuständig ist. Er legt Prioritäten fest, definiert die nächsten Rollen im Team und hilft, Arbeitshemmnisse zu beseitigen. Sie haben einige traditionelle Aufgaben, wie z. B. die Festlegung des Budgets, aber vor allem prägen sie die Kultur des betreffenden Teams.

Head

Diese Rollen gehören zu Personen, die an der Spitze eines bestimmten Prozesses stehen oder anderweitig sehr einflussreich sind. Sie arbeiten oft zwischen verschiedenen Teams. Diejenigen, die die Funktion des Head ausüben, verfügen über ein hohes Maß an Unabhängigkeit und Ermessensspielraum, sofern sie mit den Zielen des Unternehmens vereinbar sind.

Andere Rollen

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Mitarbeiter mehr als eine Rolle haben. Es kann sein, dass jemand in einem Bereich eine Führungsposition innehat, in einem anderen als Head fungiert und zusätzlich in einem anderen Team auf einer anderen Basis tätig ist. 

Wir verwenden Rollen, um den Grad der Beteiligung bestimmter Personen klar zu definieren. Mit dem Wachstum des Unternehmens wurde es immer schwieriger, eine Person mit einer einzigen, einschränkenden Berufsbezeichnung zusammenzufassen. Mit den Rollen konnten wir das ändern.

Aus praktischer Sicht ist es sehr wichtig, den Überblick über Änderungen der Rollen in den Teams zu behalten. Ein Werkzeug, das die Struktur und das Modell der Zusammenarbeit zwischen Teams veranschaulicht und auch die Rollen beschreibt, ist Holaspirit. Außerdem ist es möglich, schnell zu sehen, wer in welcher Rolle und in welchem Team tätig ist. 

Verteilte Entscheidungsfindung, die sich auf gemeinsame und bekannte Ziele konzentriert

Wir haben den Entscheidungsprozess vereinfacht, weil wir unseren Mitarbeitern vertrauen. Wie Steve Jobs sagte: „Es hat keinen Sinn, kluge Leute einzustellen und dann darauf hinzuweisen, was sie zu tun haben. Wir beschäftigen Leute, die uns sagen, was wir tun sollen“.

Auf diese Weise haben unsere Mitarbeiter einen echten Einfluss auf das Geschehen im Unternehmen und in den Projekten, die sie leiten. Dies geschieht nicht durch den Vorstand oder andere unterstützende „Strukturen“. Bei der Univio gehen wir von der Prämisse aus, dass wir mit Fachleuten zusammenarbeiten, die ihr Metier beherrschen und denen daher andere vertrauen können.

Einfluss bedeutet aber auch Verantwortung.

Wir haben seit langem festgestellt, dass die Übertragung von Verantwortung auf das Team aus psychologischer Sicht das Engagement stärkt und eine große Befriedigung darstellt. In unserem Unternehmen hat niemand „das Sagen“, nur weil er Head ist. 

Natürlich sind die Chefs für die Erreichung der Unternehmensziele verantwortlich, aber wir brauchen nicht die zusätzliche Verstärkung durch eine hierarchische Struktur und einen unternehmerischen Entscheidungsprozess, um sicherzustellen, dass unsere Projekte effektiv umgesetzt werden. 

Was bedeutet Team of Teams für die Arbeitnehmer?

Team of Teams bietet den Mitarbeitern nicht nur die Möglichkeit, sich in einer anderen Rolle auszuprobieren, einen alternativen Weg einzuschlagen oder die Unternehmensziele zu verstehen, sondern noch viel mehr. 

Die Teams selbst beseitigen unerwünschtes Verhalten in ihrer Mitte. Darüber hinaus entwickelt jedes Team einen Vertrag, zu dessen Einhaltung es sich verpflichtet. Ein Beispiel für die Anwendung dieses Ansatzes in ernsten Angelegenheiten war in den ersten Tagen der Pandemie, als jedes Team für sich beschloss, auf Fernarbeit umzustellen. Das Team wirkt sich auch auf die Rekrutierung aus, insbesondere für Führungspositionen.

Für unsere Mitarbeiter ist es einfacher, zusammenzuarbeiten und eine Zeit lang in Kundenteams mitzuarbeiten. Sie sind in der Lage, flexibel auf jeden Kunden einzugehen und gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten.

Vorteile von Team of Teams für Kunden

Unsere Kunden haben die Möglichkeit, mit multidisziplinären Teams zu arbeiten, die auf ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind, und gleichzeitig das Gefühl zu haben, dass die einzelnen Mitarbeiter sich gut verstehen und nach einer gemeinsamen Methodik oder einem gemeinsamen Rahmen arbeiten. Das Konzept der agilen Expertenteams, die sich um ein bestimmtes Projekt gruppieren, stellt von Anfang an sicher, dass jedes Mal maßgeschneiderte Lösungen aus unserer Angebotspalette ausgewählt werden und die besten Spezialisten auf dem Gebiet zum Einsatz kommen. 

Wir verkaufen keine Fertigprodukte oder Verarbeitungssilos. Als Partner für die digitale Transformation beraten und begleiten wir Unternehmen bei der Umstellung auf E-Commerce. Wenn jemand nur einen kleinen Teil des Unternehmens verbessern möchte, der kann auf einen flexiblen Ansatz zählen. 

Wir entwickeln individuelle Lösungen, sorgen für Agilität und schnelle Entscheidungen, indem wir dem Kunden End-to-End-Dienste anbieten. Um die Zusammenarbeit zwischen dem Kunden und dem Expertennetzwerk der Univio zu verbessern, haben wir die Rolle des Portfolio Managers eingeführt. Wenn mehrere Teams für denselben Kunden arbeiten, ist der Portfoliomanager der Ansprechpartner für alle Teams, die an der Arbeit mit dem Kunden beteiligt sind.

Team of Teams / Ist das die Lösung für Sie?

Als wir mit der Planung von Veränderungen im Unternehmen begannen, haben wir überlegt, was für uns am besten geeignet wäre und uns Wachstum ermöglichen würde. Wir haben uns für Team of Teams entschieden, weil dieser Ansatz unseren Geschäftsanforderungen, unserer Organisationskultur und unserem Entwicklungsbedarf am nächsten kam. Es hat uns auch geholfen, unsere Zusammenarbeit mit den Kunden zu systematisieren.

Die Entscheidung hing jedoch von einer Reihe von Faktoren ab, u. a. von der Art der Branche, der hohen Unabhängigkeit der Teams, der Kompetenz der Fachleute, der Reife des Managements und der Richtung des Wandels. Da wir kein Mikromanagement mögen, war es für uns selbstverständlich, die Entscheidungsfindung in die Hände der Teams zu legen, und wir haben dies lange Zeit getestet.

Ist Team of Teams die richtige Lösung für Ihr Unternehmen? 

Ehrlich gesagt – ich weiß es nicht. Bei der Suche nach einer eigenen Lösung lohnt es sich auf jeden Fall:

1. Seien Sie sich der tatsächlichen Organisationskultur Ihres Unternehmens bewusst,
2. Sie müssen eine klare Geschäftsstrategie haben,
3. Keine Angst davor zu haben, einen eigenen Weg und eine eigene Lösung zu finden,
4. Seien Sie konsequent!

Ich hoffe, unser Governance-Modell inspiriert Sie dazu, Ihre eigene Organisation zu überprüfen. Vielleicht ermöglicht die Veränderung Ihrem Unternehmen, noch besser zu arbeiten und die Bedürfnisse von Mitarbeitern und Kunden zu berücksichtigen. 

Bei der Univio sehen wir, dass Team of Teams funktioniert. Es ermöglicht uns, unsere Ziele zu erreichen, und auch das Feedback der Mitarbeiter ist positiv. Die Tatsache, dass wir zum zweiten Mal in Folge die Auszeichnung „Great Place to Work“ erhalten haben und dass unsere finanzielle Leistung trotz mehrerer globalen Krisen weiterhin stabil und zufriedenstellend ist, soll ein Beweis dafür sein.  

Lassen Sie sich inspirieren:

• Agile Organizations podcast, 600 people and not a single director (600 osób i ani jednego dyrektora), an interview with Grzegorz Kuczyński
• General Stanley McChrystal, Team of Teams: New Rules of Engagement for a Complex World.
• Frederic Laloux, Reinventing Organizations.
• Joost Minnaar, Pim De Morree, Corporate Rebels
• Paul Leonardi, Tsedal Neeley, The Digital Mind
• Paweł Motyl, Schrodinger’s World. A Chronicle of an Unpredictable Future
• Podcast on culture and responsibility, Team of teams management
• Blog Corporate Rebels