Power BI – Koszty i modele wdrożeniowe. Podstawowe fakty

Dobre rozwiązanie to oszczędność. I nie chodzi tu wyłącznie o pieniądze, ale i o czas, nerwy czy nakład pracy. I odwrotnie – słaba technologia pochłania zasoby, generuje niepotrzebny stres i nie przynosi wymiernych korzyści, jakich oczekiwaliśmy.

W definicję dobrego rozwiązania wpisuje się Power BI. Z jednej strony, ponieważ jest to narzędzie biznesowe, trzeba mieć na uwadze koszty jego licencji oraz eksploatacji, a także spełnić szereg wymogów dot. integracji, przechowywania danych, czy hostingu. Z drugiej jednak strony, co najważniejsze, wszystko to trzeba przeliczyć względem ogromnej wartości informacji, jakich może nam to narzędzie dostarczyć. Dziś nie jest już możliwe ręczne opracowywanie raportów, gdy te opierają się na kilku megabajtach danych.

Jednym z wielu powodów, dla których użytkownicy polecają Power BI, jest łatwość jego konfiguracji. Ponadto, narzędzie to obsługuje na ogromną skalę różnorodne zadania związane z danymi, co przekłada się na dużą oszczędność czasu pracy całego zespołu.

Licencjonowanie

Bez wątpienia, licencja jest kosztem, który zawsze nasuwa się nam na myśl jako pierwszy. Na szczęście Power BI nie proponuje wszystkim użytkownikom jednego pakietu kosztowego, ale ma kilka różnych poziomów licencji do wyboru. Dlatego warto zgłębić temat i dowiedzieć się, który typ usługi jest dla nas odpowiedni, tak aby uniknąć niepotrzebnych wydatków.

Power BI – dla kogo wersja ‘Free’, a dla kogo ‘Pro’ lub 'Premium’?

Zacznijmy od tego, że aplikacja Power BI Desktop jest wersją podstawową, a więc nie wymaga kupowania licencji i tym samym ponoszenia jakichkolwiek kosztów. Aktualną wersję aplikacji można pobrać tutaj.

Jeśli zarejestrujemy się w Power BI bez zakupu licencji (Free), będziemy mogli publikować wyniki naszej pracy w chmurze (tj. w postaci zasobów danych i raportów), ale bez możliwości udostępniania ich innym zarejestrowanym użytkownikom.

Co ciekawe, będziemy mogli opublikować nasz raport w Internecie, np. po to, by osadzić go na swojej stronie internetowej. Należy jednak pamiętać, że do takiego raportu dostęp będzie miał każdy kto dysponuje linkiem, a więc nie jest to pożądana metoda na udostępnianie danych wewnętrznych firmy.

Aby udostępnić raport innym użytkownikom, musimy ponieść koszt licencji Power BI Pro, zarówno dla każdego z tych użytkowników, jak i dla osób publikujących raporty. Sytuacja zmienia się, jeśli mamy wykupione dedykowane dla nas zasoby w postaci subskrypcji Power BI Premium, dostępne w opcji “na użytkownika” i “na pojemność” – wówczas możliwe jest udostępnianie raportów użytkownikom darmowym.  

Limity wielkości danych dla każdej z licencji

W przypadku usługi Power BI, mówimy o limitach ustalonych na poziomie zestawu danych. W przypadku licencji Power BI Pro, wielkość jednego zestawu to 1 GB. W praktyce są to dane kompresowane ze średnim współczynnikiem 1:10, co oznacza, że w zestawie danych zmieści się do 10 GB surowych danych, a to wystarczy to do przechowywania kilkunastu milionów wierszy. Natomiast jeśli zbliżamy się do tego limitu, możliwe jest zoptymalizowanie wielkości zestawu danych lub podzielenie go na mniejsze zestawy, a z tym poradzi sobie każdy doświadczony wdrożeniowiec.

Limit wszystkich danych, jakie możemy przechowywać w Power BI, to 10 GB na jedną licencję użytkownika. Jeśli posiadamy więcej danych, powinniśmy skorzystać z Power BI Premium, gdzie limit jednego zestawu wynosi 10 GB, ale limit całego zbioru danych to 100 TB.

Jeśli potrzeby naszego przedsiębiorstwa są większe, warto rozważyć zakup subskrypcji Power BI Premium na pojemność, gdzie limit zestawu danych wynosi 400 GB. Zbiorczy limit zestawu wynosi 100 TB.  

W przypadku wykorzystywania większej ilość danych, musimy posłużyć się nieco bardziej zaawansowanym modelem danych, np. przechowywać w zestawach dane wstępnie zagregowane, a do szczegółów zapewnić dostęp przy użyciu połączenia DirectQuery.

Skalowalność pojemności Power BI

Comiesięczna płatność oznacza, że w razie konieczności będzie można ‘przejść’ na inny pakiet, ale charakter Power BI nakazuje by od samego początku dobrze zastanowić się nad skalowalnością. W zależności od Twoich obecnych i przyszłych potrzeb, każda wersja narzędzia ma inne przewagi.

Na potrzeby użytku indywidualnego, najlepszym wyborem wydaje się być bezpłatna wersja Power BI, a przynajmniej do momentu, gdy nie ma potrzeby udostępniania raportów innej osobie. Trudności mogą się pojawić w momencie, gdy nasz zespół się rozrasta, a inni jego członkowie korzystają z licencji Pro. Na tym etapie warto rozważyć przejście na pakiet Premium.

Obecnie Power BI Pro to koszt 9,99 $ za jednego użytkownika na miesiąc. Natomiast Power BI Premium dostępne jest w dwóch opcjach: 20,00 $ w wersji na użytkownika oraz 4995,00 $ w wersji na pojemność. Porównując te stawki, licencja Premium stanowi równowartość 500 licencji Power BI Pro. Z pewnością jest wiele organizacji, które nie potrzebują dostępu do tego narzędzia aż dla 500 użytkowników, ale jest jeszcze szereg innych funkcjonalności Power BI Premium, dla których warto rozważyć jego zakup.

Przede wszystkim, należy wziąć pod uwagę wielkość zbiorów danych. Jak już wcześniej wspomnieliśmy, licencja Pro ogranicza zbiory danych do 1 GB, podczas gdy Premium zwiększa tę objętość do 10 GB, z ogólnym limitem 100 TB. Bez wątpienia, na rynku jest wiele dużych przedsiębiorstw, które wymagają przetwarzania tak dużych zbiorów danych, ale wiele mniejszych firm nie ma aż takich potrzeb. Z pewnością licencja Pro daje możliwość lepszej skalowalności, ale warto jest przeanalizować nasze obecne modele danych i w pierwszej kolejności rozważyć ich optymalizację, zanim zdecydujemy się na droższą licencję z większym limitem miejsca.

Pełny cennik usługi Power BI

Czynniki dodatkowe przy wyborze najlepszego narzędzia Business Intelligence

Jak już wcześniej ustaliliśmy, dobre rozwiązanie to oszczędność nie tylko finansowa. Decydując się na wdrożenie narzędzia Power BI, należy przenalizować wiele czynników, które zwykle rozważa się podczas podejmowania decyzji o zastosowaniu jakiegokolwiek wsparcia w postaci Business Intelligence.

Integracja danych w procesie ETL

Power BI grupuje dane i prezentuje je w indywidualnie sformatowany sposób. To jednak wymaga pewnego nakładu pracy. Aby uzyskać najlepsze rezultaty, potrzebna jest zarówno wiedza, jak i doświadczenie w zakresie źródeł danych, ich umiejscowienia, wzajemnych powiązań i współpracy z Power BI. Innymi słowy – jest to tzw. element ETL (Extract, Transform and Load), typowy dla każdego projektu danych.

Z naszego doświadczenia wynika, że warto zainwestować trochę czasu w dobre zaplanowanie tej strategii danych. Wiedza o tym, jakie dane są (i mogą być) dostępne, a także o ich celowości, dostarczy kompetentnemu ekspertowi informacji niezbędnych do prawidłowego zaplanowania aspektów ETL. W ten sposób dane będą spójne, dopasowane do pozostałych zbiorów danych, co w konsekwencji zapewni sprawny przebieg projektu.

Hosting

Tak jak każde rozwiązanie, Power BI musi być gdzieś hostowane. Wersja darmowa Power BI Desktop, jak sama nazwa wskazuje, jest dedykowana komputerom PC i wymaga przechowywana bezpośrednio na tytułowym pulpicie lub własnym serwerze. Natomiast w przypadku pełnowartościowej (tj. płatnej) wersji Power BI, usługę hostingu zapewnia Microsoft (i nietrudno się domyślić, że będzie to Azure). Istnieje jednak wyraźna różnica w zależności od poziomu licencji, którą wybierzesz:

• Licencja Power BI Pro zapewnia przechowywanie w chmurze, ale jest to ograniczony publiczny hosting chmury. Tu nie ma żadnych dedykowanych zasobów, a przy wyższych wymaganiach wydajności, to może powodować efekt ‘wąskiego gardła’.
• Dzięki Power BI Premium posiadasz dedykowany procesor i zasoby pamięci masowej w chmurze, które możesz uznać za własne. Dodatkowo, pakiet Premium obsługuje również rozwiązania dostępne na miejscu, takie jak Power BI Report Server, które nie są dostępne na niższych poziomach licencji.

Aktualizacja raportów hostowanych w chmurze

Jeśli źródłowe bazy danych lub systemy znajdują się w lokalnym centrum danych, wówczas informacje te mogą być aktualizowane w chmurze za pomocą Bramy Danych. Musimy zainstalować je na komputerze wewnątrz centrum danych, z którego uzyskuje się dostęp do danych źródłowych.

Bramka ta będzie odpowiedzialna za przekazywanie danych z wewnątrz firmy do chmury, a harmonogram odświeżania danych będziemy mogli ustawić podczas jej konfiguracji.

Co istotne, Power BI jest narzędziem do analizy danych, ale ciężar zbierania tych danych i przechowywania poza samym Power BI (np. w surowych formatach lub też w postaci zbiorów lub hurtowni danych) spoczywa na poszczególnych firmach. Na przykład, jeśli używasz plików Excel z niestandardowymi procesami (co jest dość częstym zjawiskiem), te muszą być umieszczone na wirtualnym dysku, np. OneDrive, i bezpośrednio podłączone do modelu danych Power BI.

…ale czy pobieranie danych z mojego serwera jest bezpieczne dla chmury?

Z punktu widzenia bezpieczeństwa danych, Brama Danych jest zaawansowanym narzędziem. Co ważne, brama nie przyjmuje połączeń przychodzących, więc nie można się przez nią włamać do firmy. Krótko mówiąc, brama odpowiada za zaszyfrowanie danych i wysyłanie ich do chmury, skąd będą pobierane do wygenerowania raportów.

Szczegóły dotyczące konstrukcji bramki omówione są w tym artykule.

Początki pracy z Power BI – czy to duża inwestycja?

Power BI ma bardzo niski próg wejścia. Można zacząć od pobrania bezpłatnego narzędzia Power BI Desktop. Korzystając z podstawowych kompetencji zdobytych w środowisku Excel, można samodzielnie budować najprostsze raporty.

Oczywiście, zbudowanie modelu danych i zaawansowanej analizy wymaga pewnych umiejętności. Jednak po przygotowaniu modelu danych, i posiadając pewne umiejętności analityczne, samodzielne tworzenie nowych raportów czy wizualizacji nie powinno stanowić problemu.

Natomiast budując rozwiązanie już dla wielu użytkowników, należy wyposażyć każdego w licencję Power BI Pro.

Podsumowując, Power BI jest rozwiązaniem, które ‘na starcie’ nie wymaga znacznych nakładów finansowych.

Zatem co generuje największe koszty?

Największe wydatki zazwyczaj wynikają z konieczności przeprojektowania rozwiązań, które nie zostały prawidłowo wdrożone na samym początku, co jest dość częstym zjawiskiem dla rozwiązań typu ‘data pipeline’. Błędna konfiguracja ‘na starcie’ powoduje problemy na dalszych etapach procesu, gdzie już operuje Business Intelligence. Dlatego, zwłaszcza w tej początkowej fazie, warto skorzystać z pomocy ekspertów, bo to zapewni bezproblemową pracę narzędzia, a w konsekwencji wymierne rezultaty.

Koszty Power BI: Podsumowanie

Koszty początkowe:

• Konfiguracja i integracja – konieczne, w zależności od skali i typu danych, które muszą być podłączone.
• Czas – im większy zakres i wymagania dotyczące danych, tym więcej pracy jest potrzebne, a to oznacza dodatkowy czas.
• Szkolenie – raporty są łatwe do interpretacji, ale przeszkolenie jest konieczne, jak w każdym innym przypadku rozpoczęcia pracy z nową technologią.

Koszty bieżące:

• Licencjonowanie – od 10 dolarów miesięcznie na użytkownika.
• Przechowywanie danych – część hostingu objęta licencją Pro, potrzeba dodatkowego wsparcie dla plików Excel i/lub innych źródeł danych.
• Aktualizacje i konfiguracje – potrzeba zmian, rozszerzenia danych, aktualizacji oprogramowania (tak jak w przypadku każdej technologii – od czasu do czasu należy się spodziewać drobnych modyfikacji).

Korzyści:

• Przejrzystość – podstawowy powód, dla którego Business Intelligence jest wybierane – aby z wielkich skomplikowanych zbiorów danych tworzyć zrozumiałe raporty, na podstawie których będziemy mogli wyciągać niezbędne dla nas wnioski.
• Pojedyncze źródła danych – Power BI umożliwia tworzenie raportów, które mogą przetwarzać wskazane zbiory danych, w celu weryfikacji konkretnych obszarów biznesowych.
• Automatyzacja – przy odpowiedniej konfiguracji, dane na pulpicie mogą być automatycznie aktualizowane w celu uzyskania informacji w czasie rzeczywistym.
• Wizualizacja danych – ważny element w przypadku dużych, zmiennych i różnorodnych zbiorów danych – pulpit Power BI pozwala na tworzenie przejrzystych i zwięzłych wizualizacji w celu wyeliminowania ryzyka pomyłki lub błędnej interpretacji.

Mamy nadzieję, że przygotowany przez nas materiał nt. Power BI okaże się pomocny w podjęciu decyzji o rozpoczęciu pracy z aplikacją Power BI.  
Zapraszamy do kontaktu – znając Państwa potrzeby będziemy mogli zaproponować najlepsze rozwiązanie skrojone na miarę.