System PIM / Najlepsze praktyki

Jeśli chcesz w pełni wykorzystać możliwości systemu PIM nie wystarczy go po prostu wdrożyć. Być może wyzwanie stanowi duża liczba produktów, a może rozproszone zasoby cyfrowe? Niezależnie od tego, czy jesteś menedżerem produktu szukającym sposobów na oszczędność czasu, czy liderem biznesowym dążącym do poprawy efektywności operacyjnej, zawsze jest czas na pozytywną zmianę.

Dlatego chcemy podzielić się najlepszymi praktykami skutecznego zarządzania informacjami o produktach. Nasze porady pozwolą zminimalizować ryzyko pojawienia się nieprzewidzianych wyzwań i w pełni zaadresować potrzeby organizacji w zakresie zarządzania informacjami produktowymi, usprawniając procesy biznesowe i poprawiając doświadczenia klientów.

Rola systemów PIM w organizacji

Jednym z największych usprawnień, jakie może wprowadzić organizacja, jest przeniesienie danych z różnych systemów do jednego źródła prawdy – Single Source of Truth. Najlepszą opcją w tej kwestii, jeśli chodzi o dane produktowe, jest narzędzie do zarządzania informacjami o produktach (PIM).

Dzięki wykorzystaniu narzędzi Product Information Management organizacje mogą poprawić jakość danych produktowych, a także zadbać o ich szybką aktualizację. W efekcie możliwe jest niemalże błyskawiczne wprowadzanie zmian w cenach, opisach, zdjęciach itp., co jest kluczowe w dynamicznym środowisku biznesowym.

Czym jest system PIM?

Jeśli chodzi o skuteczne zarządzanie danymi produktowymi, potrzebujesz do tego odpowiednich narzędzi. Na rynku dostępne są rozwiązania PIM od różnych dostawców, jak np. Akeneo, Pimcore, czy Ergonode. Pomimo że różnią się od siebie niektórymi funkcjonalnościami, wszystkie umożliwiają dostarczanie spójnych danych produktowych do wszystkich kanałów sprzedaży, w tym sklepów internetowych, platform e-commerce, sklepów stacjonarnych, aplikacji mobilnych itp. Dzięki temu organizacje mogą skutecznie obsługiwać sprzedaż omnichannel i docierać do szerszego grona klientów.

Warto przy tym pamiętać, że system PIM z założenia jest przeznaczony głównie do przechowywania i zarządzania informacjami produktowymi, takimi jak opisy, cechy, zdjęcia czy inne multimedia. Dane sprzedażowe, takie jak ceny i stany magazynowe, powinny być obsługiwane przez dedykowane systemy, takie jak ERP, WMS czy CRM. Przechowywanie danych innych niż produktowe w narzędziu PIM może prowadzić do dezorganizacji informacji i utrudnić ich efektywne zarządzanie.

Standaryzacja danych produktowych

Zdecydowanie dobrą praktyką, która rekomendujemy, jest ustalenie jednolitych standardów dotyczących formatu, struktury i nazewnictwa danych produktowych. Dzięki temu zapewniamy spójność i dokładność informacji we wszystkich kanałach sprzedaży oraz punktach styku klienta z marką. Standaryzacja danych produktowych ułatwia także bezproblemową integrację z innymi systemami w firmie i płynną wymianę informacji.

Model danych skoncentrowany na kliencie

Najlepszym sposobem na osiągnięcie tego celu jest wdrożenie jednej lokalizacji dla danych produktowych i powiązanych mediów. System PIM doskonale zda tutaj egzamin, ale konieczne jest także zmobilizowanie wszystkich zespołów do korzystania z tego narzędzia.

Ważne jest również przyjęcie modelu danych zorientowanego na klienta. Innymi słowy, należy zastanowić się, jakich informacji będą potrzebowali użytkownicy i je dostarczyć.

Zadbaj o czystość danych

Przed migracją danych do systemu PIM warto dokładnie oczyścić dane z ewentualnych błędów i niezgodności. W przeciwnym razie można przenieść do systemu błędne lub niekompletne informacje, co może prowadzić do problemów z ich późniejszym wykorzystaniem. Z naszego doświadczenia wynika, że poprawa danych już po migracji jest dużo bardziej czasochłonna i skomplikowana, dlatego lepiej jest zainwestować czas i wysiłek w oczyszczenie danych przed tym procesem.

Zdefiniuj role i uprawnienia

W każdym procesie ważne jest ustalenie odpowiedzialności jego uczestników – podobna zasada odnosi się do zarządzania informacjami produktowymi.

Ograniczenie dostępu administratora systemu PIM do maksymalnie dwóch osób pomaga zminimalizować ryzyko nieuprawnionego dostępu oraz przypadkowej modyfikacji danych. Pozostałe osoby powinny mieć ograniczone uprawnienia dostosowane do ich roli w organizacji. Nadawanie uprawnień w oparciu o role zapewnia, że każdy pracownik ma dostęp tylko do tych funkcji i danych, które są niezbędne do wykonywania jego obowiązków. Im mniej osób ma pełen dostęp do systemu, tym łatwiej jest utrzymać bezpieczeństwo danych i kontrolować proces zarządzania informacjami produktowymi.

Określ zasady dotyczące identyfikacji marki

Jednym z kluczowych powodów definiowania ról i nadawania uprawnień jest ochrona marki i doświadczeń klientów. Tylko zespoły, które rozumieją znaczenie brandingu, a także dokładnie wiedzą, czego oczekuje klient i jak to dostarczyć, powinny mieć możliwość edycji informacji o produktach.

Jeśli w organizacji jest wiele zespołów, ważne jest również, aby upewnić się czy wszyscy posiadają ten sam zestaw informacji i wytycznych, dostarczanych przez każdego menadżera produktu.

Stale monitoruj jakość

Utrzymywanie wysokiej jakości danych w systemie PIM wymaga regularnej weryfikacji i aktualizacji. Warto wykorzystać możliwości generowania raportów oraz zapisanych widoków, które pozwalają na szybkie identyfikowanie potencjalnych problemów lub błędów w danych. Określenie zestawu danych do weryfikacji cyklicznie pozwala na systematyczne sprawdzanie poprawności informacji oraz szybką interwencję w przypadku wystąpienia nieprawidłowości. Walidacja danych na bieżąco przyczynia się do utrzymania spójności i dokładności danych w systemie PIM, co z kolei ma pozytywny wpływ na efektywność działań biznesowych.

Wzbogacaj dane produktowe

Dla klientów podstawowe opisy nie są wystarczające. Poza specyfikacją techniczną, warto dodawać także inne użyteczne parametry, a także sekcję najczęściej zadawanych pytań wraz z odpowiedziami. Kluczem jest skoncentrowanie się na tym, czego potrzebują klienci i odpowiedzenie na te potrzeby.

W dzisiejszych czasach sam opis produktu nie wystarczy. Klienci oczekują zdjęć i filmów. Chcą zobaczyć nie tylko same produkty w izolacji, ale także umieszczone w odpowiednim kontekście  – np. meble w salonie, czy ubrania na modelu. W najbardziej zaawansowanych przypadkach można nawet rozważyć integrację rozwiązań AR i VR, które umożliwiają najbardziej immersyjne doświadczenia.

Można również zadbać o nawigację, zwłaszcza gdy treści są wyświetlane we własnych kanałach firmy. Dotyczy to cen, dostępności, kosztów wysyłki i innych ważnych informacji, których nie warto pozostawiać wyobraźni klientów.

Nie zapomnij o integracji danych i systemów

Ostatecznie, pomimo wielu zalet, system PIM jest narzędziem do zarządzania zasobami cyfrowymi. Jeśli nie jest odpowiednio połączony z całym ekosystemem IT, dane nie docierają do kluczowych kanałów sprzedaży, a także rozwiązań biznesowych, takich jak ERP, CRM, systemy sprzedaży i inne, z których korzysta większość organizacji.

W związku z tym informacje o produktach muszą być dostarczane – i wysyłane – z różnych lokalizacji. Dlatego kluczowe jest przeprowadzenie szczegółowej analizy całego ekosystemu IT organizacji na wczesnym etapie projektu. Firmy muszą wziąć pod uwagę rodzaje informacji o produktach, relacje między nimi oraz hierarchię kategorii i atrybutów produktów.

Automatyzuj zadania

Jedną z korzyści wynikających z wdrożenia systemu PIM jest możliwości automatyzacji procesów związanych z zarządzaniem informacjami produktowymi i w efekcie oszczędność czasu.

Zautomatyzować można m.in. takie zadania, jak:

• Aktualizacje: nie musisz ręcznie aktualizować danych produktów w każdym kanale sprzedaży – użyj oprogramowania PIM, aby znacznie przyspieszyć ten proces.
• Usprawnienie gromadzenia danych: automatyzacja gromadzenia danych z systemów ERP, dostawców i innych źródeł danych pozwala zaoszczędzić czas i wyeliminować potencjalne błędy ludzkie.
• Normalizacja formatów danych: kiedy dane zostaną ustandaryzowane, wiele procesów dotyczących formatów, takich jak jednostki miary i inne atrybuty, można zautomatyzować.
• Kategoryzacja produktów: im większy asortyment, tym większe prawdopodobieństwo, że towary będą należeć do jednej lub kilku kategorii. W przypadku podobnych produktów można to zautomatyzować.
• Optymalizacja pod kątem wyszukiwarek: ulepsz tytuły, opisy i metadane produktów, aby poprawić widoczność w wynikach wyszukiwania, ułatwiając klientom znalezienie produktów. Dzięki dzisiejszym możliwościom generatywnej sztucznej inteligencji jest to coraz łatwiejsze do zautomatyzowania.
• Integracja danych dostawców i sprzedawców: automatycznie włączaj i synchronizuj dane od dostawców i sprzedawców, aby wzbogacić listy produktów i zapewnić dokładność.
• Dodawanie opinii klientów: zbieraj i wykorzystuje recenzje i opinie klientów w strategii zarządzania informacjami o produktach, aby zwiększyć wiarygodność.

Wykorzystuj możliwości akcji masowych

W pracy z danymi rekomendujemy rezygnację z arkuszy Excel na rzecz wykorzystania funkcji masowych dostępnych w systemie PIM. Dzięki nim można szybko i skutecznie aktualizować, usuwać lub dodawać informacje produktowe na wielu pozycjach jednocześnie. Akcje masowe nie tylko usprawniają proces zarządzania danymi, ale również eliminują ryzyko ludzkich błędów i zapewniają spójność danych w całym systemie. Jest to efektywny sposób na zwiększenie produktywności i oszczędność czasu pracy.

Wypracuj odpowiednie workflow

Wypracowanie klarownych zasad pracy w systemie PIM umożliwi skuteczną i efektywną kooperację. Dzięki zdefiniowanym statusom w łatwy sposób można ocenić na jakim etapie znajduje się dany produkt w procesie zarządzania informacjami. Dzięki temu pracownicy z różnych działów mogą łatwo monitorować postęp pracy, identyfikować ewentualne opóźnienia oraz zapewnić, że wszyscy mają dostęp do najbardziej aktualnych danych.

Dbaj o źródła danych produktowych

System PIM umożliwia tworzenie spersonalizowanych katalogów produktowych, dostosowanych do potrzeb każdej organizacji oraz różnych kanałów sprzedaży. Jednak, aby katalog ten spełniał swoje zadanie, niezbędne jest wypełnienie go wysokiej jakości informacjami i ciągłe dbanie o ich jakość. Ważne jest, aby korzystać z wiarygodnych i sprawdzonych źródeł danych, aby uniknąć rozprzestrzeniania się błędów i nieprawidłowych informacji.  

PIM a PDM – najlepsze praktyki

Zanim zakończymy, krótka uwaga na marginesie: oprócz zapewnienia jakości treści produktowych, nie da się ukryć, że wiele wskazówek dotyczących najlepszych praktyk koncentruje się na zarządzaniu danymi, integracji i jakości. Pamiętaj, że informacje o produktach są podzbiorem szerszych praktyk zarządzania danymi. Wiele z wymienionych tutaj porad, mających na celu pomoc w zarządzaniu produktami, pochodzi z metodologii zarządzania danymi.

W miarę rozwoju firmy zrozumienie, że zarządzanie informacjami o produktach jest częścią szerszego ekosystemu, obok logistyki, dystrybucji, magazynowania, sprzedaży, marketingu i innych, pomoże zapewnić płynną współpracę ze wszystkimi innymi działami.

Jak wdrożyć najlepsze praktyki PIM

Przejdźmy teraz od teorii do praktyki. Wspomnieliśmy już o kluczowym znaczeniu oprogramowania PIM, jeśli chodzi o złote zasady w zarządzaniu informacjami o asortymencie. Chociaż prawdopodobnie można sobie poradzić z zarządzaniem podstawowymi danymi manualnie, przy niewielkiej ofercie, z naszego doświadczenia wynika, że potrzeba wdrożenia narzędzia dostosowanego do konkretnych potrzeb biznesowych jest warta inwestycji.

Zacznij od systemu PIM

Jak można się domyślić z naszych ciągłych odniesień… Systemy PIM są niezbędne do skutecznego zarządzania informacjami o produktach.

• Jeśli masz już PIM: cóż, to świetnie! Poszukaj możliwości usprawnienia otaczających procesów, integracji i dodatkowych czasochłonnych zadań. Udane wdrożenie PIM jest jednak procesem ciągłym, więc jesteśmy pewni, że jest coś, co można jeszcze poprawić 😉
• Jeśli obecnie nie posiadasz PIM: zdecydowanie zalecamy zainwestowanie w niego. Im więcej towarów sprzedajesz, tym większe znaczenie będzie miało zarządzanie produktem. Co więcej, pomoże to w szybkim skalowaniu do dodatkowych kanałów sprzedaży, a także umożliwi korzystanie z wielu dobry praktyk, które wymieniliśmy.

Zdefiniuj role

Wspomnieliśmy o tym wcześniej, ale powtórzymy, bo to naprawdę ma znaczenie. Od walidacji danych po zapewnienie ich jakości, należy umożliwić właściwym osobom działanie w odpowiednim momencie.

Zrozumienie różnicy między menedżerami produktu a menedżerami treści pomoże zapewnić, że wszyscy specjaliści mają wpływ na informacje o produkcie, a tym samym na doświadczenia klientów.

… i działaj!

Włączenie naszych najlepszych praktyk pomoże zoptymalizować procesy zarządzania danymi, poprawić ich jakość i zmaksymalizować korzyści płynące z systemu PIM. Nadając priorytet monitorowaniu jakości danych, wdrażając odpowiednie workflow, przypisując odpowiednie uprawnienia, a także automatyzując zadania możesz zapewnić optymalne wykorzystanie narzędzia, co pomoże w budowaniu wyraźnej, konkurencyjnej przewagi na rynku.