Co to jest system PIM i kiedy warto go wdrożyć?
Skuteczna komunikacja leży u podstaw relacji, także tych biznesowych. Jednak żeby dostarczyć klientom i partnerom to, co chcą usłyszeć, potrzebujemy spójnych informacji, które odpowiedzą na wszelkie potencjalne wątpliwości.
Nie bylibyśmy sobą bez podzielenia się wiedzą o technologii, która w takiej sytuacji przychodzi z pomocą – a konkretnie systemy klasy PIM – Product Information Management, które stanowią serce komunikacji w firmie. Tyle tylko, że zamiast krwi płyną prawidłowe, zaktualizowane i spójne dane produktowe do wszystkich kanałów sprzedaży, działów marketingu, logistyki, obsługi klienta i innych, także wewnątrz organizacji. Sprawdźmy, dlaczego zarządzanie informacją produktową jest tak ważna dla organizacji, jak dokładnie działają systemu PIM i kiedy warto je wdrożyć.
System PIM – co to jest i jak działa?
Głównym zadaniem narzędzia PIM jest dostarczanie odpowiednich, kompletnych i aktualnych informacji o produkcie do wszystkich kanałów sprzedaży online i offline (e-commerce, aplikacje mobilne, print, social media, POS, itp.) na czas.
Systemy PIM są tym dla danych produktowych, czym biblioteka dla książek. Zamiast rozproszonych danych – na stronie, w sklepie internetowym, w materiałach marketingowych czy w różnych plikach na komputerach pracowników – możemy przechowywać informacje z różnych źródeł w centralnej bazie danych.
Przy wprowadzaniu nowych produktów do oferty lub zmianie informacji o istniejących, wystarczy zaktualizować te dane w PIMie, a następnie przesłać zmiany do wszystkich wskazanych przez nas miejsc, w których te informacje są wykorzystywane.
Jednak system PIM nie jest tylko technologią. To narzędzie adresujące szereg uniwersalnych i kluczowych potrzeb firmy. Przy obecnym tempie i złożoności biznesu producenci, sprzedawcy i dystrybutorzy potrzebują rozwiązań, które pozwolą im sprawnie zarządzać ogromem danych produktowych i skutecznie komunikować się z klientami i partnerami. Pozwala to na sprawną komunikację i koordynację, zapewniając efektywne i spójne działanie organizacji. Zsynchronizowana baza danych produktowych jest w tym kluczowa.
Kiedy warto pomyśleć o wdrożeniu systemu PIM?
Gdy zauważasz, że zarządzanie informacjami o produktach staje się coraz trudniejsze i bardziej czasochłonne (pracownicy zajęci są manualnym wprowadzaniem danych), a pojawiające się błędy wpływają na efektywność procesów, warto rozważyć wsparcie. Sygnałem na to, że czas pomyśleć o wdrożeniu PIMa, mogą być także sytuacje, gdy zaczynasz doświadczać problemów z jakością danych, niezgodnością informacji o produktach, czy trudności w szybkim dostosowywaniu oferty do zmian na rynku. Jeśli do tego dodamy zróżnicowany asortyment, a także wiele kanałów przepływu danych i rosnące oczekiwania klientów, PIM może być kluczem do poprawy customer experience i wzmocnienia pozycji organizacji.
Szukając odpowiedzi na pytanie, czy to dobry moment na wdrożenie systemu PIM, polecamy rozważyć następujące kwestie.
Brak centralnego miejsca do zarządzania informacją produktową w firmie
Dzięki temu, że informacje w systemie PIM przechowywane są w jednym, centralnym repozytorium, dane z różnych źródeł są połączone. W efekcie masz łatwy dostęp do wszystkich danych, niezależnie od tego, czy są to opisy, multimedia, parametry, czy ceny i w prosty sposób możesz przekazywać je wszędzie tam, gdzie są niezbędne, dostosowując w razie potrzeby informacje do konkretnego kanału.
Rozproszone dane, w wielu miejscach i systemach, o różnym stopniu aktualności
Kolejnym wyznacznikiem, że potrzebujesz systemu PIM, jest sytuacja, gdy dane są rozproszone w różnych miejscach i nie są aktualne. Pojawia się wówczas ryzyko niewłaściwej komunikacji informacji o produkcie do klientów. Dodatkowo zarządzanie danymi w wielu lokalizacjach wymaga więcej czasu i wysiłku zespołu, co nie jest efektywne i może prowadzić do błędów.
Implementacja narzędzia pozwoli Ci lepiej zorganizować i skonsolidować te informacje, redukując tym samym ryzyko pomyłek.
Brak spójności w zarządzaniu informacją produktową
Spójność danych produktu pomaga budować i utrzymać zaufanie klienta do firmy, a także usprawnić procesy biznesowe takie jak zarządzanie zapasami, realizacja zamówień czy obsługa klienta.
Jeśli Twoja organizacja mierzy się z brakiem spójności w zarządzaniu informacjami produktowymi w różnych kanałach, może to być sygnał, że czas rozważyć zastosowanie systemu PIM. Ułatwi on zapewnienie jednolitych informacji, eliminując potencjalne nieścisłości w różnych kanałach sprzedaży, a także wewnątrz firmy.
Ograniczone możliwości dotyczące typów danych oraz kontroli i spójności informacji
Łatwa kontrola jakości informacji jest kluczowym elementem dla każdej firmy. Jeśli Twoja organizacja posiada ograniczone możliwości w zakresie typów danych, kontroli i spójności, system PIM może przynieść wiele korzyści. Umożliwia on zarządzanie różnymi typami danych, zachowanie ich spójności i kontrolę. PIM pozwala użytkownikom zarządzać i aktualizować każdy aspekt danych produktu, w tym hierarchię, strukturę, atrybuty, wersję, a także sprawdzać ich poprawność i obserwować zmiany w czasie rzeczywistym.
Duża ilość pracy manualnej tam, gdzie możliwa jest automatyzacja
Dzięki systemowi PIM pracownicy nie muszą manualnie zajmować się zarządzaniem informacją produktową. Narzędzie pozwoli na znaczną automatyzację procesów, co uwolni zespół od czasochłonnych zadań i pozwoli im skupić się na bardziej strategicznych działaniach. Oczywiście nie oznacza to, że rekomendujemy 100% oddania władzy technologii – ale jeśli oprogramowanie może wykonać żmudną część pracy, dlaczego z tego nie skorzystać?
Brak narzędzi do kontrolowania jakości i stopnia kompletności danych produktowych
Jak często zdarzają Ci się sytuacje, kiedy produkty nie zawierają istotnych informacji, są one przestarzałe, a wśród tysięcy produktów i jeszcze większej ilości atrybutów nie możesz tych braków łatwo i szybko znaleźć, by je uzupełnić?
Bez narzędzi do kontroli jakości, dane mogą stać się nieprecyzyjne, nieaktualne lub niepełne, co może prowadzić do błędnych decyzji zakupowych klientów, a w efekcie zwrotów. Konieczność ręcznego monitorowania i poprawiania błędów obniża także efektywność operacyjną firmy. Może wpływać także na trudności w spełnieniu wymagań prawnych – niektóre produkty muszą mieć ważne certyfikaty, potwierdzone pochodzenie, informacje o śladzie węglowym, itp.
Oprogramowanie PIM odpowiada na te wyzwania w kompleksowy sposób. Zapewnia również śledzenie zmian dokonanych w danych produktowych, co pomaga w kontroli jakości i zachowaniu zgodności.
Problemy z dystrybucją danych do partnerów, sklepów i innych kanałów
PIM może szybko dystrybuować dane do partnerów, systemów i sklepów, co jest niezbędne w szybko zmieniającym się środowisku biznesowym. Jeśli ważna jest dla Ciebie różnorodność opisów, możliwe jest dostosowanie treści do konkretnego kanału dystrybucji, co pozwala na zwiększenie atrakcyjności produktu dla różnych grup klientów.
Systemy PIM – korzyści dla organizacji
Centralne repozytorium danych, zapewniające wszystko, co niezbędne do skutecznego zarządzania szerokim katalogiem produktów, przynosi organizacji wiele korzyści.
- Po pierwsze, przynosi poprawę jakości danych, ponieważ centralizuje, standaryzuje i synchronizuje informacje o produktach, zapewniając, że są one spójne, dokładne i aktualne.
- Kolejnym ważnym elementem jest poprawa efektywności działań poprzez automatyzację procesów i umożliwienie szybkiego wprowadzania nowych produktów na rynek.
- Istotne jest także umożliwienie lepszej personalizacji doświadczeń klientów, dzięki dostarczaniu dopasowanych informacji o asortymencie zarówno w kanałach sprzedaży online, jak i offline.
- System PIM wspiera ekspansję na nowe rynki, ułatwiając zarządzanie zasobami cyfrowymi w wielojęzycznym i wielokanałowym środowisku.
- Wreszcie, pomaga firmom lepiej zrozumieć swoje produkty i wymagania rynkowe, dostarczając cennych danych i analiz, które pomagają podejmować lepsze decyzje biznesowe
Podsumowując, systemy PIM pomagają firmom utrzymać porządek w informacjach o produktach, poprawiają jakość tych danych, ułatwiają życie pracownikom i przede wszystkim – zapewniają wyższy poziom obsługi klientów poprzez dostarczanie im aktualnych, kompletnych i spójnych informacji o produktach w każdym kanale. Redukują także czas potrzebny np. na sprawdzanie poprawności danych do minimum, dzięki czemu pracownicy mogą zająć się innymi zadaniami. Jeśli czujesz, że cyfrowy ekosystem informacji może sprawdzić się także w Twojej firmie, chętnie podzielimy się naszym doświadczeniem.
