Was ist ein PIM-System und wann lohnt es sich, es einzuführen?
Wirksame Kommunikation ist das Herzstück von Beziehungen, auch von Geschäftsbeziehungen. Um jedoch das zu liefern, was Kunden und Partner hören wollen, brauchen wir konsistente Informationen, die alle möglichen Bedenken ausräumen.
Wir wären nicht wir selbst, wenn wir nicht wüssten, dass in einer solchen Situation die Technologie die Rettung ist – insbesondere Systeme der Klasse PIM (Product Information Management), die das Herzstück der Kommunikation Ihres Unternehmens sind. Allerdings fließen statt Blut korrekte, aktualisierte und konsistente Produktdaten an alle Vertriebskanäle, das Marketing, die Logistik, den Kundendienst und andere Abteilungen, auch innerhalb des Unternehmens. Lassen Sie uns herausfinden, warum Produktinformationsmanagement für Ihr Unternehmen so wichtig ist, wie genau PIM-Systeme funktionieren und wann sich ihre Einführung lohnt.
PIM-System – was ist es und wie funktioniert es?
Die Hauptaufgabe eines PIM-Tools ist die zeitnahe Bereitstellung relevanter, vollständiger und aktueller Produktinformationen für alle Online- und Offline-Vertriebskanäle (E-Commerce, mobile Apps, Print, soziale Medien, POS usw.).
PIM-Systeme sind für Produktdaten das, was eine Bibliothek für Bücher ist. Statt verstreuter Daten – auf der Website, im Online-Shop, in Marketingmaterialien oder in verschiedenen Dateien auf den Rechnern der Mitarbeiter – können wir Informationen aus verschiedenen Quellen in einer zentralen Datenbank speichern.
Wenn wir neue Produkte in das Sortiment aufnehmen oder Informationen über bestehende Produkte ändern, aktualisieren wir diese Daten einfach im PIM und senden die Änderungen dann an alle von uns angegebenen Stellen, an denen diese Informationen verwendet werden sollen.
Das PIM-System ist jedoch nicht nur eine Technologie. Es ist ein Werkzeug, das eine Reihe von universellen und kritischen Geschäftsanforderungen erfüllt. Angesichts des Tempos und der Komplexität des heutigen Geschäftslebens benötigen Hersteller, Einzelhändler und Distributoren Lösungen, die es ihnen ermöglichen, die riesige Menge an Produktdaten effizient zu verwalten und effektiv mit Kunden und Partnern zu kommunizieren. Dies ermöglicht eine effiziente Kommunikation und Koordination und stellt sicher, dass das Unternehmen effizient und konsistent arbeitet. Eine synchronisierte Produktdatenbank ist der Schlüssel dazu.
Wann lohnt es sich, über die Einführung eines PIM-Systems nachzudenken?
Wenn Sie feststellen, dass die Verwaltung von Produktinformationen immer schwieriger und zeitaufwändiger wird (die Mitarbeiter sind mit der manuellen Dateneingabe beschäftigt) und dass auftretende Fehler die Effizienz Ihrer Prozesse beeinträchtigen, sollten Sie über Unterstützung nachdenken. Ein Signal dafür, dass es an der Zeit ist, über die Einführung eines PIM nachzudenken, können auch Probleme mit der Datenqualität, Inkonsistenzen bei den Produktinformationen oder Schwierigkeiten bei der schnellen Anpassung Ihres Angebots an Marktveränderungen sein Wenn dann noch ein vielfältiges Produktangebot, mehrere Datenflusskanäle und steigende Kundenerwartungen hinzukommen, kann PIM der Schlüssel zur Verbesserung der Kundenerfahrung und zur Stärkung der Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens sein.
Bei der Suche nach Antworten auf die Frage, ob es ein guter Zeitpunkt für die Einführung eines PIM-Systems ist, empfehlen wir, die folgenden Punkte zu berücksichtigen.
Fehlen einer zentralen Stelle für die Verwaltung von Produktinformationen innerhalb des Unternehmens
Da die Informationen in einem PIM-System in einer zentralen Datenbank gespeichert werden, werden Daten aus verschiedenen Quellen miteinander verknüpft. Dadurch haben Sie einfachen Zugang zu allen Daten, ob es sich um Beschreibungen, Multimedia, Parameter oder Preise handelt, und können sie leicht dorthin übertragen, wo sie benötigt werden, wobei die Informationen gegebenenfalls an einen bestimmten Kanal angepasst werden.
Verstreute Daten an verschiedenen Orten und in verschiedenen Systemen, mit unterschiedlichem Grad an Aktualität
Ein weiteres Indiz dafür, dass Sie ein PIM-System benötigen, ist, wenn die Daten an verschiedenen Orten verstreut und nicht aktuell sind. In diesem Fall besteht die Gefahr, dass die Produktinformationen nicht korrekt an die Kunden weitergegeben werden. Außerdem erfordert die Verwaltung von Daten an mehreren Standorten mehr Zeit und Aufwand für das Team, was nicht effizient ist und zu Fehlern führen kann.
Durch die Einführung eines Tools können Sie diese Informationen besser organisieren und konsolidieren und so das Risiko von Fehlern verringern.
Mangelnde Konsistenz im Produktinformationsmanagement
Konsistente Produktdaten tragen dazu bei, das Vertrauen der Kunden in das Unternehmen aufzubauen und zu erhalten, und verbessern Geschäftsprozesse wie Bestandsmanagement, Auftragsabwicklung und Kundendienst.
Wenn Ihr Unternehmen mit einem Mangel an Konsistenz bei der Verwaltung von Produktinformationen über verschiedene Kanäle hinweg zu kämpfen hat, könnte dies ein Zeichen dafür sein, dass es an der Zeit ist, ein PIM-System in Betracht zu ziehen. Es erleichtert die Bereitstellung konsistenter Informationen und beseitigt potenzielle Inkonsistenzen zwischen den verschiedenen Vertriebskanälen sowie innerhalb des Unternehmens.
Begrenzte Optionen für Datentypen, Informationskontrolle und -konsistenz
Eine einfache Kontrolle der Informationsqualität ist ein Schlüsselelement für jedes Unternehmen. Wenn Ihr Unternehmen nur über begrenzte Möglichkeiten in Bezug auf Datentypen, Kontrolle und Konsistenz verfügt, kann ein PIM-System viele Vorteile bringen. Es ermöglicht Ihnen, verschiedene Datentypen zu verwalten, konsistent zu halten und zu kontrollieren. Mit PIM können Nutzer jeden Aspekt der Produktdaten verwalten und aktualisieren, einschließlich Hierarchie, Struktur, Attribute und Versionierung, sowie Änderungen in Echtzeit validieren und anzeigen.
Viel manuelle Arbeit, wo Automatisierung möglich ist
Mit einem PIM-System müssen sich die Mitarbeiter nicht mehr manuell mit dem Produktinformationsmanagement befassen. Das Tool ermöglicht eine erhebliche Prozessautomatisierung, wodurch das Team von zeitraubenden Aufgaben befreit wird und sich auf strategischere Tätigkeiten konzentrieren kann. Das bedeutet natürlich nicht, dass wir empfehlen, die Macht zu 100 % an die Technologie abzugeben – aber wenn Software den mühsamen Teil der Arbeit übernehmen kann, warum sollte man sie nicht nutzen?
Fehlende Werkzeuge zur Kontrolle der Qualität und des Vollständigkeitsgrads von Produktdaten
Wie oft kommt es vor, dass Ihnen bei Produkten wichtige Informationen fehlen, sie veraltet sind und Sie unter Tausenden von Produkten und noch mehr Attributen diese Lücken nicht leicht und schnell finden und füllen können?
Ohne Qualitätskontrollinstrumente können Daten ungenau, veraltet oder unvollständig sein, was zu falschen Kaufentscheidungen der Kunden und letztlich zu Rückgaben führen kann. Die Notwendigkeit, Fehler manuell zu überwachen und zu korrigieren, verringert auch die betriebliche Effizienz eines Unternehmens. Dies kann sich auch auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften auswirken – für einige Produkte müssen gültige Zertifikate, Herkunftsangaben, Informationen zum CO2-Fußabdruck usw. vorliegen.
PIM-Software löst diese Herausforderungen auf umfassende Weise. Sie ermöglicht auch die Nachverfolgung von Änderungen an Produktdaten, was bei der Qualitätskontrolle und der Einhaltung von Vorschriften hilfreich ist.
Probleme bei der Verteilung von Daten an Partner, Geschäfte und andere Kanäle
Mit PIM können Daten schnell an Partner, Systeme und Geschäfte verteilt werden, was in einem sich schnell verändernden Geschäftsumfeld unerlässlich ist. Wenn Sie Wert auf eine Vielzahl von Beschreibungen legen, ist es möglich, die Inhalte auf einen bestimmten
Vertriebskanal zuzuschneiden und so die Attraktivität Ihres Produkts für verschiedene Kundengruppen zu erhöhen.
PIM-Systeme – Vorteile für das Unternehmen
Ein zentraler Datenspeicher, der alles bietet, was zur effektiven Verwaltung eines umfangreichen Produktkatalogs erforderlich ist, bringt einem Unternehmen viele Vorteile.
1. Erstens wird die Datenqualität verbessert, da die Produktinformationen zentralisiert, standardisiert und synchronisiert werden, um sicherzustellen, dass sie konsistent, genau und aktuell sind.
2. Ein weiteres wichtiges Element ist die Verbesserung der Effizienz der Abläufe durch die Automatisierung von Prozessen und die Möglichkeit, neue Produkte schnell auf den Markt zu bringen.
3. Es ist auch wichtig, eine bessere Personalisierung des Kundenerlebnisses zu ermöglichen, indem maßgeschneiderte Sortimentsinformationen sowohl über Online- als auch Offline-Verkaufskanäle bereitgestellt werden.
4. Das PIM-System unterstützt die Expansion in neue Märkte, indem es die Verwaltung digitaler Assets in einer mehrsprachigen und mehrkanaligen Umgebung erleichtert.
5. Schließlich hilft es den Unternehmen, ihre Produkte und Marktanforderungen besser zu verstehen, und liefert wertvolle Daten und Analysen, um bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass PIM-Systeme Unternehmen dabei helfen, ihre Produktinformationen in Ordnung zu halten, die Qualität dieser Daten zu verbessern, den Mitarbeitern das Leben zu erleichtern und – vor allem – einen besseren Kundenservice zu bieten, indem sie ihnen aktuelle, vollständige und konsistente Produktinformationen über alle Kanäle hinweg zur Verfügung stellen. Außerdem reduzieren sie den Zeitaufwand, der beispielsweise für die Datenvalidierung erforderlich ist, auf ein Minimum, so dass sich die Mitarbeiter anderen Aufgaben widmen können. Wenn Sie der Meinung sind, dass ein digitales Informations-Ökosystem auch für Ihr Unternehmen funktionieren könnte, werden wir gerne unsere Erfahrungen mit Ihnen teilen.
