5 kluczowych etapów w każdym projekcie integracji systemów  

Integracje systemów – łatwo powiedzieć, trudniej zrobić. Choć zagadnienie wydaje się proste, to proces integracji jest nieco bardziej skomplikowany. Aby przeprowadzić go prawidłowo i efektywnie, należy pamiętać o kilku istotnych etapach, które powinny poprzedzić fazę wdrożenia integracji systemów informatycznych. 

Czym jest integracja systemów informatycznych

Integracja systemów informatycznych polega na łączeniu różnych aplikacji i systemów, tak aby umożliwić im współpracę i wymianę danych pomiędzy nimi.
Celem takiego działania jest:

– usprawnienie przepływu i wymiany danych pomiędzy systemami informatycznymi

– zapewnienie ciągłości połączeń pomiędzy systemami

– możliwość szybkiego i sprawnego wdrażania nowych systemów informatycznych

– realizacja procesów obejmujących wiele systemów

Dobrze przeprowadzona integracja systemów informatycznych, to usprawnienie istniejących procesów w firmie oraz szybsza i sprawniejsza realizacja nowych inicjatyw biznesowych realizowanych za pomocą różnych rozwiązań IT.

Integracja systemów IT obejmuje różne rodzaje systemów firmy np. platformy e-commerce, systemy ERP, CRM, zarządzania produkcją, magazynem.

Integracja systemów informatycznych – dlaczego jest istotna dla Twojego biznesu

Z integracją systemów informatycznych jest trochę jak z powietrzem. Dopóki wszystko jest w porządku, nie zwracamy na nie uwagi. Gdy jednak powietrza zabraknie lub stanie się toksyczne, natychmiast odczuwamy tego skutki. Podobnie jest z integracją systemów informatycznych. Dopóki wszystko działa nie zwracamy na nie uwagi. Gdy jednak zaburzony zostanie mechanizm przepływu danych lub bezpośrednie połączenie między kluczowymi systemami informatycznymi zostanie zerwane, firma natychmiast odczuje skutki takiego wypadku. Jest to szczególnie niebezpiecznie w przypadku infrastruktury z licznymi połączeniami punkt-punkt, gdzie w niektórych sytuacjach może być trudno odnaleźć miejsce awarii.

Warto uświadomić sobie, że nowoczesna architektura integracji, jest bardzo ważna dla prowadzenia konkurencyjnego biznesu w wykładniczo zmieniającej się rzeczywistości. Brak odpowiednio przeprowadzonych integracji systemów będzie na dłuższą metę wręcz hamował wzrost firmy. To właśnie dlatego ważne jest, aby już na etapie projektowania architektury integracji, uwzględnić specyficzne potrzeby firmy, plany rozwojowe oraz charakterystykę projektu integracyjnego. Automatyczny przepływ danych pomiędzy systemami i spójność danych to dla organizacji korzyść nie do przecenienia. Jednak bez odpowiedniego zbadania potrzeb organizacji, efekt końcowy nie zaspokoi potrzeb biznesu i nie poprawi efektywności operacyjnej. O czym więc warto pamiętać? Jak zbudować architekturę integracji, która spełni oczekiwania i potrzeby firmy?

Krok 1 / Nie zaczynaj od wyboru technologii 

Wybór technologii w projektach IT powinien być tak naprawdę jednym z ostatnich etapów przygotowań do wdrożenia. Nie inaczej jest, gdy planujesz integrację systemów informatycznych. Zaczynając od wyboru konkretnego rozwiązania, narazisz się na duże ryzyko, że efekt końcowy nie spełni Twoich oczekiwań.

Na tym etapie bardzo łatwo ulec pokusie, aby pójść drogą na skróty i wybrać jedno z popularnych rozwiązań dostępnych na rynku. W końcu mamy wiele interesujących opcji, które na pierwszy rzut oka wydają się być odpowiednie. Tymczasem bez wstępnej analizy wymagań biznesowych i technicznych, wybór optymalnego rozwiązania, które najlepiej zaadresuje wszystkie potrzeby, jest w zasadzie niemożliwy. Zamiast tego – z dużym prawdopodobieństwem zafundujemy sobie wyższy koszt integracji oraz wyższe koszty utrzymania. 

Krok 2 / Zidentyfikuj procesy biznesowe 

Audyt procesów to bardzo ważny etap, na którym uzyskasz informacje odnośnie ewentualnych zmian, czy oczekiwanych usprawnień w funkcjonowaniu organizacji. Dowiedz się, jakie procesy firma aktualnie obsługuje, a także co planuje wdrożyć lub przeprojektować. Następnie zidentyfikuj różne systemy, które należy ze sobą zintegrować, aby zrealizować cele biznesowe. 

Dobrym rozwiązaniem będzie zdefiniowanie procesów, które wymagają współpracy wielu systemów, albo takich, w których wykorzystywane są dane z kilku systemów. Mając przygotowaną taką listę zastanów się, jakiego rodzaju dane powinny być wymieniane przez te systemy informatyczne oraz w jakich sytuacjach. 

Istotnym błędem w kontekście zapewnienia ciągłości operacyjnej jest pomijanie procesów, które w przyszłości mają być zmodyfikowane lub wycofane. Pamiętaj – w projekcie integracyjnym IT należy mieć świadomość wszystkich procesów i systemów. 

Krok 3 / Audyt systemów 

Jeśli zidentyfikowałeś systemy firmy – czeka Cię kolejny krok! Na tym etapie określasz możliwości komunikacji pomiędzy wskazanymi aplikacjami. 

• Jakie API jest dostępne w tych systemach? 
• Czy są możliwe modyfikacje systemów? 
• Co z zapewnieniem dodatkowych interfejsów? W jakim stopniu takie zmiany będą czasochłonne? 

Od odpowiedzi na powyższe pytania zależy ostateczna architektura integracji, a także zakres projektu i wybór technologii. Dobra wiadomość – audyt nie musi być obszerny! Posiadając powyższe informacje będziesz w stanie zaprojektować efektywne i bezpieczne integracje.  

Krok 4 / Określ wymagania dotyczące integracji 

Teraz, gdy już znasz procesy oraz systemy, powinieneś zidentyfikować wymagania dotyczące samego rozwiązania integracyjnego. Na tym etapie zadaj sobie pytania: 

• Co utrudnia obecne wysiłki integracyjne? 
• Co sprawdza się w obecnym podejściu? 
• Czego oczekujesz od przyszłej integracji? 

Dzięki temu nakreślisz wymagania niefunkcjonalne dla projektu integracji systemów informatycznych. Powinieneś również wziąć pod uwagę szersze potrzeby organizacji. Przeanalizuj dostępne rozwiązania – zwróć uwagę na to, co będzie potrzebne w Twoim przypadku. Dobrze jest przyjąć różne perspektywy – zarówno perspektywę biznesową, jak i poszczególnych zespołów, które korzystają z integracji w codziennych działaniach operacyjnych.  

Kluczowe aspekty każdej integracji: 

• Niezawodność  
• Przejrzystość i łatwy monitoring 
• Szybkie skalowanie oraz wprowadzanie zmian 

Krok 5 / Pomyśl o przyszłości 

Projekt integracji systemów informatycznych to doskonała okazja, aby zastanowić się nad wyzwaniami, które mogą pojawić się w ciągu najbliższych 2-5 lat. 

Wdrażając integracje, już teraz możesz zapewnić firmie sprawne i szybkie wprowadzanie zmian w architekturze systemów w przyszłości. Ma to ogromne znaczenie z ekonomicznego punktu widzenia. Dlatego na tym etapie zastanów się, jakie wdrożenia IT mogą mieć wpływ na integracje w przyszłości. Innymi słowy – uwzględnij plany strategiczne i rozwojowe firmy, które mogą wpływać na infrastrukturę IT.

Teraz jesteś gotowy! 

Jeśli poważnie potraktujesz zaprezentowane w tekście etapy procesu integracji IT, możesz mieć pewność, że zrealizujesz cele biznesowe i będziesz spać spokojnie. 

Jeśli szukasz doświadczonego partnera, który przeprowadzi Cię przez ten proces – jesteśmy dla Ciebie! Skontaktuj się z nami – porozmawiajmy o Twoich wyzwaniach i możliwych rozwiązaniach.